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会务部工作流程包括以下五个方面:接会;会前的筹划工作;会前的准备工作;会中
效劳;会后效劳。下面是我对会务部工作流程及考前须知的总结。
一、接会
1、通过相关渠道获取会议信息可以通过医学会,熟人介绍,<<<<媒体网络等
2、拜访达成合作意向
3、汇总各方面信息估算会议的盈余情况
预算中包含交通费,餐费,住宿费,参会费,专家车费和讲课费,会场租赁费,印
刷费,邮寄费,通讯费等
4、签订承办合同和委托协议明确双方权责及利益分成,以及会议的亏损承当等
二、会前的筹划工作:
一个吸引人的会议要做到以下几点
1、标题大气且主题明确如“国际脑瘫康复与矫形技术论坛〞
2、有国家继续教育学分,最多的 10 分,如学分五分以下那么不写具体分数
3、有知名的国内外专家助阵,即使最后某个专家没来,也可写进通知进展宣传
4、举办城市有特色旅游景点
5、在相关门户网上挂上会议通知
5、有欧亚这样的专业会务公司对会议进展筹划和包装
三、会前准备工作:
1、会前赞助:赞助商多是看重和医院的现有合作关系,或是将来可能的合作,主
办方在拉赞助方面起很重要作用。医院提供赞助商我方谈具体合作和确定赞助金额,
通过其他途径得到的厂家,也要让医院参与提高成单率。
2、酒店的选定
1〕要选一个在当地知名的星级宾馆
如果是异地办会,酒店的位置一定要在交通方便的市区,方便采购和制作会议临时
用品。如果当地参会人员较多,还要考虑酒店的停车位。
2〕最重要的是宾馆内要有功能齐全的会议室
会议室最好是没有柱子的,旁边要有休息室供专家使用,如异地开会,要谈好让
酒店免费或是以较低价格提供:鲜花、绿植、条幅、投影、茶水等
3〕根据会议回执情况,提前预定房间,谈一个协议价位
跟主办方沟通以往的参会人数,在此根底上预定房间,合同尽量我方做,要把退
房时间谈到晚上六点,我方不承当空床费,不承当住不够数量的费用。
4〕查看酒店标间是否有窗户
5〕会议室需要有足够的照明设施和通风口
使用投影的时候,视光线决定是否拉上窗帘。
6〕周围无施工等干扰
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