howtouseNotes7 详细手册中文版

1) 如何创建新邮件并创建附件？(Create new memo and attachment) 2) 如何回复邮件?(Reply) 3) 如何回复邮件?(Reply All) 4) 如何作邮件归档？(Mail Archive) 5) 如何对邮箱进行清理工作？(Mailbox Clean Up) 6) 如何添加签名?(Append Signature) 7) 如何设定“自动保存”? （AutoSave） 8) 如何修改邮件帐号的密码?(Change password) 9) 如何设定阻挡垃圾邮件?(Spam email block) 10) 如何使用Rules管理邮件？(Rules) 11) 如何创建个人邮件组?(Create personal email group) 12) 如何创建目录？(Create folder) 13) 如何直接编辑邮件中的附件?（Edit Attachment in the mail） 14）如何将邮件标记为后续？（Follow up） ### 如何使用Notes 7详细手册中文版 #### 1. 如何创建新邮件并创建附件？ 在Notes 7中创建新邮件非常简单，只需点击菜单栏中的“新建”按钮或者快捷键`Ctrl + N`即可打开新邮件窗口。接着在收件人、抄送、密送等栏内填写相应的邮箱地址。为了发送带有附件的新邮件，可以在邮件内容区域激活光标后，点击工具栏上的回形针图标来添加附件。需要注意的是，单个附件的大小不能超过10MB。如果需要添加多个文件作为附件，可以通过按住Ctrl键或Shift键来同时选择多个文件。 #### 2. 如何回复邮件？ 当收到一封需要回复的邮件时，可以点击邮件正文下方的“回复”按钮。此时会弹出一个新的邮件窗口，其中包含了原邮件的部分内容。用户可以在该窗口中撰写回复内容。如果希望回复时包含原邮件的全部内容，可以选择“回复所有”或者“以Internet风格历史记录回复”。 #### 3. 如何回复所有邮件？ 选择“回复所有”功能可以将回复发送给原始邮件的所有接收者，包括抄送和密送的人。这通常用于需要让所有参与者都了解回复内容的情况。操作方法与回复单个邮件相似，只需在回复时选择“回复所有”选项。 #### 4. 如何进行邮件归档？ 为了有效管理邮箱空间，定期进行邮件归档是非常必要的。首先需要创建一个归档数据库，具体步骤如下： 1. 打开邮箱，选择菜单栏中的“文件”->“数据库”->“新副本”； 2. 在弹出的对话框中选择“本地”，并输入归档数据库的名称（例如“my-archive.nsf”），然后选择“仅设计”； 3. 完成后系统会在您的计算机上创建一个与邮箱结构相同的数据库作为归档数据库； 4. 接下来需要设置归档选项：选择“操作”->“归档”->“设置”，在弹出的对话框中进行相关配置； 5. 选中要归档的邮件，点击“操作”->“归档”->“归档选中的文档”即可完成归档。 #### 5. 如何对邮箱进行清理工作？ 为了保持邮箱的良好运行状态，定期清理邮箱非常重要。可以通过以下几种方式来进行： - **删除不再需要的邮件**：直接选中邮件并点击“删除”，邮件会被移动到“垃圾箱”中； - **清空垃圾箱**：定期清空“垃圾箱”以释放更多空间； - **检查邮件占用的空间**：通过“文件”->“数据库”->“属性”可以查看当前邮箱的大小和使用情况； - **压缩数据库**：如果“%used”显示的压缩比例较低（例如小于90%），可以考虑压缩数据库以释放空间。 #### 6. 如何添加签名？ 添加签名可以让邮件看起来更加专业。可以通过“编辑”->“签名”来设置。在签名管理器中可以添加多个签名，选择默认签名或根据需要插入特定签名。 #### 7. 如何设定“自动保存”？ 自动保存功能有助于防止意外丢失未发送的邮件内容。可以在“工具”->“首选项”->“邮件”中启用自动保存功能，并设置保存间隔时间。 #### 8. 如何修改邮件账号的密码? 修改密码通常是出于安全考虑。可以通过登录界面更改密码，或者通过“文件”->“安全性”->“更改密码”来进行。 #### 9. 如何设定阻挡垃圾邮件？ 防止垃圾邮件的有效方法之一是设置垃圾邮件过滤规则。这可以通过“工具”->“垃圾邮件过滤器”来进行设置。 #### 10. 如何使用Rules管理邮件？ 通过设置邮件处理规则可以自动执行一些任务，如移动邮件到特定文件夹、标记重要邮件等。规则可以在“工具”->“规则”中进行设置。 #### 11. 如何创建个人邮件组？ 创建个人邮件组可以帮助更好地组织联系人。可以在地址簿中创建新的分组，将常用的联系人加入其中。 #### 12. 如何创建目录？ 创建目录（文件夹）可以帮助分类存储邮件。可以通过右键点击左侧导航栏中的“我的文件夹”->“新建文件夹”来实现。 #### 13. 如何直接编辑邮件中的附件? 在某些情况下，可能需要直接编辑邮件中的附件而无需下载。这通常需要特定的插件或支持，不过在Notes 7中，直接编辑功能并不常见。 #### 14. 如何将邮件标记为后续？ 标记邮件为后续可以帮助记住需要跟进的事项。可以通过在邮件列表中右键点击邮件并选择“标记为后续”来实现。 以上就是关于如何使用Notes 7的一些基本操作指南，希望能帮助您更高效地管理和使用邮箱。