汇博通文档借阅管理系统软件使用说明书.doc

【汇博通文档借阅管理系统软件使用说明书】 汇博通文档借阅管理系统是一款专为组织机构设计的软件，旨在高效管理文档的借阅与归还流程。系统内嵌于汇博通知识管理系统，提供单独的借阅与归还功能，支持单个文件和批量操作，同时具备统计报告功能，以满足不同用户的需求。 1. 权限管理： - 系统管理员：拥有最高权限，可以进行所有操作。 - 归档授权（档案管理员）：负责文件的归档工作，拥有归档文件至指定路径的权限。 - 编号授权（文件管理员）：负责文件编号的生成，可以设定多个编号授权，最多99个，例如BHRight01-BHRight99。 - GDRight01-GDRight99：归档权限授权，最多可授权99人进行文件归档。 2. 模块配置： - Mod_Borrow_PL：借阅与归还模块的开关，设为True则开启，设为False则关闭，若设为False，模块工具条上将不显示此模块。 3. 借阅与归还流程： - 用户需具备编号授权或归档权限才能进行借阅与归还操作。 - 首页借阅与归还按钮：点击进入借阅与归还首页。 - 借阅界面：左侧子窗体显示可借阅文档，支持关键词搜索。若文档已有条形码或电子标签，可通过阅读器直接识别获取。 - 选择文档：通过复选框选取文档，点击中间箭头移至右侧子窗体，办理借阅或发放手续。 4. 功能选项卡： - 借阅（发放）：进行文档的借出操作，可以选择是否需要归还。 - 归还：处理已借出文档的归还流程。 - 统计：提供与借阅和归还相关的统计信息，帮助用户了解文档流动情况。 5. 检索功能： - 输入文件名称、编号、责任者或主题词等信息进行检索，可以展开或隐藏文档清单，便于管理一式多份的文件。 6. 操作界面： - 左侧子窗体列出可供借阅的文档，右侧子窗体用于确认借阅或发放的文档列表。 - 复选框用于选择文件，通过点击文件图标前的复选框可以一次性操作所有相同文档的份数。 通过汇博通文档借阅管理系统，组织能够有效跟踪文档的流通状态，确保信息安全，提高工作效率，同时简化借阅与归还的管理工作，降低人为错误的可能性。该系统适应于各种规模的企业和机构，是文档管理的理想解决方案。