"项目设计成果归档和管理规定"
本规定旨在统一项目文件的归档要求与整理方法,确保档案质量。本规定适用于项目建设过程中形成的全部项目文件的归档与整理。
一、归档要求
1. 项目建设中形成的项目文件,应根据 GB/T11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和SH/T3503-2007《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》的有关要求进行组卷、整理,并向业主归档移交。
2. 归档项目文件应完整、准确、系统。应真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符。
3. 项目文件归档范围见项目管理手册《项目文件管理规定》。
二、归档项目文件的整理
1. 项目部向业主提交归档项目文件时,须根据国家有关规定、行业规范和业主档案管理要求进行组卷整理。
2. 组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系。
3. 勘察文件按勘察项目组卷;设计文件按装置单元、阶段、专业组卷;合同文件(包括合同形成文件)按合同编号组卷;项目交工技术文件文字资料按 SH/T3503 的要求组卷;设备随机文件按台件组卷,其中质量证明文件与随机图纸需分别单独立卷;管理性文件按问题组卷;竣工图按单项工程、单位工程、装置单元、阶段、专业图号组卷;监理文件按问题组卷。
三、图纸的折叠
1. 图纸须按照 A4(297×210MM±2MM)的标准幅面进行折叠。
2. 各种幅面图纸折叠前,要分别按照 A0、A1、A2、A3、A4 图纸幅面标准格式尺寸(841×1189、594×841、420×594、297×420、210×297MM)进行裁制或整理修边。
3. 图纸折叠须图面朝里,背面朝外,保持图纸标题栏在右下角并露出。若标题栏前边有图纸遮盖,可将遮盖部分的右下角向内作 45°角折入。
4. 3 号图纸折叠时,先将图纸摆正,然后将左半部向右对折,再将盖在上面部分的右下角向内作 45°角折入。
5. 2 号图纸折叠时,图纸摆正后,先将竖向多出 297MM 部分均匀地向内折,然后自左向右进行横向正手风琴式折叠,并使右侧对齐,标题栏露在上层。
6. 1 号图纸折叠时,图纸摆正后,先将竖向多出 297MM 部分均匀地向内折,然后使标题栏在上层,自右向左进行横向正手风琴式折叠,并将盖在其上面部分的右下角向内做 45°角折入。
7. 0 号图纸折叠时,图纸摆正后,先将竖向多出 297MM 部分向内折两折,然后使标题栏在上层,自右向左进行横向正手风琴式折叠,并将盖在其上面部分的右下角向内做 45°角折入。
四、案卷与卷内文件的排列
1. 管理性文件按问题、时间或重要程度排列。
2. 勘察文件按管理、依据、报告、勘察记录、附图等排列。
3. 合同案卷按年度排列,卷内文件按合同文本、合同形成文件排列,其中合同形成文件是以形成时间先后顺序排列。
4. 交工技术文件文字资料按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。
5. 设备随机文件按依据性、开箱验收、随机图样等顺序排列。
6. 设计文件、竣工图按专业、图号排列。
7. 卷内文件一般文字在前,图样在后;译文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。
五、案卷的编目
1. 编件号与页号
1.1 有独立目录的一份文件材料称为一件。每卷中件号用阿拉伯数字从“1”开始编写,各卷之间不连续编写件号。
1.2 卷内页号用小写阿拉伯数字从 1 开始依次编写。
1.3 卷内有书写内容的文件材料页面,按排列顺序依次编写页号(流水号)。
图纸页号用铅笔写上,其它文字材料页号用印字印上。
1.4 单面书写的文字材料在右下角编写页号;双面书写的文字材料,正面在其右下角,背面在其左下角编写页号;图纸页号编写在标题栏外右下角;各卷之间不连续编页号。
1.5 印刷成册的文件材料,独立成卷的,不重新编写页号。
1.6 原来已编写页号的文件材料,若前面若干页无页号,则可以从…-2,-1,0起续上,在备考表中注明总页数…-2,-1,0~n。
1.7 卷内目录、卷内备考表不编写页号。
1.8 页号需写在距底边、侧边 10MM×10MM 的空白处,字高不大于 5MM。
2. 卷内目录编制
2.1 每一案卷必须有卷内目录,卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。
2.2 成套图纸,自成一卷的,当原目录能准确、全面反映卷内图纸内容时,在卷内目录上只填写原文件目录名称、页次等有关内容(即按一件处理);成套图纸,一卷装不下,需要分成若干卷的,可以把原目录拆分成多个卷,各卷目录填写对应的卷号和页次。