学校档案管理是教育机构不可或缺的一项工作,它涵盖了教育、教学、科研、管理等多个领域,是对学校历史面貌的真实记录。档案管理的重要性体现在它是学校管理工作的重要组成部分,反映了学校的教育质量和管理水平。实施"四同步"管理,意味着在规划、执行、检查和总结各项活动时,同步整理相关档案资料,确保资料的完整性。
学校档案工作的领导层应高度重视,由校长亲自监督,并设立专门的综合档案室,由副校长负责,并配备1-2名档案管理员。各部门负责人则需负责本部门的档案整理,按照规定格式和要求及时提交给档案管理员。档案的收集、立卷和归档应严格执行,所有在教学、科研等活动中产生的材料必须归档,以保持资料的集中管理。档案管理员需按照分类目录整理,确保档案的质量和规范性。
档案的管理还需遵循科学的分类、编号、立卷和装订规则,保证档案的安全性。借阅和移出档案需有详细记录,并严格执行借阅制度。外部单位或个人查阅档案需持有介绍信并经过领导批准,重要档案原件一般不外借,特殊情况需经领导同意。档案室应定期检查档案状态,对破损或褪色的档案及时修复或复制。学校发生撤销、合并或分立时,档案的处置需按照规定进行,如撤销时归档至当地档案馆,合并时随合并单位,分立时由原校保存。
附件中的1、2分别提供了文字档案的印制格式和立卷装订的具体要求,包括纸张规格、字体字号、行距、页边距、颜色、日期格式等,以及立卷的页数控制、编号、封面标注等细节,确保档案的标准化和规范性。这些规定旨在确保学校档案的质量和长期保存价值,为未来的研究、管理和决策提供可靠的信息支持。