某集团股份公司会计档案管理制度.doc

《某集团股份公司会计档案管理制度》是一份详细规定公司会计档案管理流程和责任的文档，旨在确保会计信息的安全、完整和有效利用。以下是该制度的主要内容和相关知识点： 1. **会计档案定义**： - 会计档案是企业经济业务的重要记录，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、电子类文档和其他相关资料。这些档案是企业运营状况的真实反映，同时也是审计和监管的重要依据。 2. **职责划分**： - 财务部是会计档案的主管部门，负责指导、监督和检查会计档案工作。 - 各分公司、子公司和办事处的财务部门需按照制度管理会计档案，包括立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作，确保档案的安全与合规性。 3. **会计档案整理与保管**： - 档案每年由会计机构整理，编制保管清册，并适时移交公司档案管理机构。 - 出纳人员不得负责会计档案的保管，以防止潜在的利益冲突。 - 会计档案一般不得借出，特殊情况需经批准，并记录查阅和复制情况，防止档案被破坏或丢失。 - 电子文档需要定期备份，确保数据安全，且应遵守会计电算化制度。 4. **会计档案保管期限**： - 会计档案的保管期限分为永久和定期两类，定期期限为15年或25年，从会计年度结束后的第一天开始计算。 - 具体保管期限可根据实际情况调整，但不得低于制度规定的最低期限。 5. **会计档案销毁**： - 保管期满的档案在销毁前，需由档案机构和会计机构共同提出销毁意见，编制销毁清册，由单位负责人审批。 - 销毁时需有相关人员监销，并在销毁清册上签字确认，确保档案安全。 - 对于未结清的债权债务凭证和未了事项凭证，不得销毁，需单独保管。 6. **会计档案交接**： - 建设项目会计档案应在竣工决算后移交给接收单位，办理交接手续。 - 单位间交接会计档案时，双方需编制交接清册，明确档案内容和保管期限，交接过程需严格监督。 这份制度的实施，有助于规范集团公司的会计档案管理，保证会计信息的准确性、完整性，同时也有利于提升企业的内控水平，防范潜在的法律风险。通过严格执行这些规定，企业能够确保会计档案的安全存储，便于查询，从而支持企业的决策制定和对外信息披露。