EXCEL使用技巧

### EXCEL使用技巧详解 #### 一、建立分类下拉列表填充项 在日常工作中，我们经常需要在Excel中创建一些具有预设选项的下拉列表来提高数据录入的准确性和效率。以下步骤展示了如何根据特定类别（如企业类型）创建这样的列表： 1. **建立企业名称数据库**： - 在Sheet2中，根据企业的不同类别（如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等）将企业名称分别输入不同列中。 - 将A列命名为“工业企业”，B列命名为“商业企业”，依此类推，以此构建一个企业名称数据库。 2. **设置数据有效性**： - 切换到Sheet1，选中需要输入“企业类别”的列（例如C列）。 - 执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。 - 在“设置”标签页中，选择“序列”选项，并在“来源”框中输入类别名称序列，例如：“工业企业,商业企业,个体企业”。 - 对于需要输入具体企业名称的列（如D列），同样打开“数据有效性”对话框，但在“来源”框中输入公式`=INDIRECT(C1)`，这样可以根据C列中选定的企业类别动态显示对应的企业名称列表。 3. **使用下拉列表选择数据**： - 选中C列中的单元格（如C4），通过下拉菜单选择相应的“企业类别”。 - 然后选中D列中的对应单元格（如D4），通过下拉菜单选择该类别的企业名称。 4. **隐藏不必要的列**： - 如果不需要打印“企业类别”列，可以选择该列并将其隐藏。 #### 四、制作“专业符号”工具栏 对于经常需要在Excel中输入专业符号的人来说，制作一个专门的符号工具栏可以极大地提高工作效率： 1. **录制宏**： - 执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名（如“fuhao1”）并保存在“个人宏工作簿”中。 - 录制宏时，选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，最后点击“停止”按钮结束录制。 - 重复此步骤，录制好所需的其他特殊符号。 2. **创建自定义工具栏**： - 打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中新建一个名为“专业符号”的工具栏。 - 在“命令”标签中，选择“宏”类别，将“自定义按钮”项拖拽到“专业符号”工具栏上，每个特殊符号都需要一个按钮。 3. **命名和绑定宏**： - 选中工具栏上的自定义按钮，并为其命名。 - 右击按钮，选择“指定宏”，然后从列表中选择相应的宏进行绑定。 - 重复以上步骤，确保每个按钮都正确绑定。 4. **使用自定义工具栏**： - 完成上述设置后，可以通过点击“专业符号”工具栏上的按钮快速输入各种专业符号。 #### 五、用“视面管理器”保存多个打印页面 当需要打印工作表的不同区域时，“视面管理器”功能可以帮助您轻松实现： 1. **隐藏不需要打印的行或列**： - 在工作表中，选中不需要打印的行或列，右击鼠标选择“隐藏”。 2. **添加视面**： - 执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框。 - 单击“添加”按钮，输入视面名称（如“上报表”），然后单击“确定”。 3. **保存其他打印视面**： - 将隐藏的行或列显示出来，并重复上述步骤，添加好其他打印视面。 4. **调用视面进行打印**： - 以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选择需要打印的表格名称，单击“显示”按钮。 - 调整视图并设置打印参数后，使用工具栏上的“打印”按钮完成打印。 #### 八、让中、英文输入法智能化地出现在编辑表格时 为了提高输入效率，可以设置Excel使得输入法能够智能地在中文和英文之间切换： 1. **设置数据有效性**： - 选中需要输入中文的单元格区域。 - 执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。 - 切换到“输入法模式”标签，选择“打开”选项，然后点击“确定”。 2. **自动切换输入法**： - 当选中设置过的单元格时，中文输入法会自动开启；选中其他单元格时，则自动关闭。 #### 九、让“自动更正”输入统一的文本 通过设置自动更正功能，可以快速插入固定的文本，比如杂志名称等： 1. **设置自动更正项**： - 执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。 - 在“替换”框中输入简短的代码（如“pcw”），在“替换为”框中输入完整的文本（如“《电脑报》”）。 - 单击“添加”按钮，然后点击“确定”。 2. **使用自动更正**： - 输入代码（如“pcw”），然后确认，即可自动替换为设定的文本。 #### 十、在Excel中自定义函数 虽然Excel提供了丰富的内置函数，但在某些情况下可能还需要创建自定义函数来满足特定需求： 1. **编写VBA代码**： - 通过VBA（Visual Basic for Applications）编写自定义函数。 - 使用Excel自带的VBA编辑器，或者借助外部开发工具，编写符合需求的函数代码。 2. **安装和使用自定义函数**： - 编写完成后，将自定义函数作为VBA模块的一部分安装到Excel中。 - 在Excel中调用这些自定义函数，就像使用内置函数一样简单。 通过上述技巧的学习和实践，您可以更加高效地使用Excel进行数据分析和处理工作。