会务的组织和管理_1.ppt

【会务的组织和管理】是一项企业活动中至关重要的任务，涉及到会议从筹备到结束的全过程。以下是关于会议组织和管理的详细知识点： 1. **会前准备** - **策划案的内容**：策划案应包括会议的目的、主题、时间、参会人员信息（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、负责人、推进时间表等。它为整个会务工作的方向提供指导。 - **Team小组**：为了高效组织会议，需要成立专门的团队，明确各个角色和职责，如总指挥、副总指挥、策划组、会务组和秘书组等。 - **会场勘察**：会场的选择和考察至关重要，需要考虑其设施、交通、餐饮等因素，确保符合会议需求且能顺利进行。 - **起草协议**：与合作方签订的协议应详细、公平，涵盖会议日期、住房、场地、餐饮等费用，并规定双方的权利和义务。 - **会务分工**：明确每个团队成员的职责，确保工作无遗漏，如物资准备、参会代表接待、会议内容策划等。 2. **会前准备的时间线** - 开会前四周：策划案起草、成立会议团队、开始会务准备。 - 前三周：策划案定稿、签订协议、确定预算。 - 前两周：物资准备、汇款。 - 前一周：各项准备工作细化和确认。 3. **会务工作意识** - **全局意识**：考虑会议的整体效果和流程，确保每个环节相互配合。 - **客户意识**：关注参会者的体验，满足他们的需求。 - **补台意识**：团队间相互支持，确保工作的顺利进行。 - **奉献意识**：投入和付出精神，为会议的成功贡献力量。 - **创新意识**：寻求新颖的方式和解决方案，提升会议的吸引力和效果。 4. **会场选择与勘察** - **会场勘察原则**：以会议内容为导向，选择便于操作、节省成本的场地，确保会议顺利进行。 - **注意事项**：评估宾馆的软硬件设施、餐饮质量、租车服务价格等。 5. **起草协议的内容与注意事项** - **协议内容**：包括会议日期、住房标准和费用、场地安排和费用、餐饮费用、双方规定及结算条款等。 - **注意事项**：协议应详尽无遗，避免任何可能的误解或漏洞。 6. **会务组的分工** - **总负责**：总体协调，包括考察、签约、预算和组织工作。 - **内外沟通**：处理突发事件，保持各方良好沟通。 - **物资组**：负责会议物品采购、印刷、制作和设备落实。 - **签到组**：邀请、人员落实、签到、发资料、食宿安排等。 - **车辆调度**：租车、接站、场地租用、领导行程安排等。 会务的组织和管理是一个系统工程，涉及到策划、团队建设、协议签订、会场选择、人员分工等多个环节，每个步骤都需要精心准备和严谨执行，以确保会议的成功举办。通过有效的管理，可以提高会议效率，提升参会者满意度，同时也是对企业形象的一种展示。