P物业文件资料管理制度.docx

P物业公司的文件资料管理制度是确保公司内部工作流程顺畅和保持必要证据的重要机制。该制度旨在规范文件资料的创建、审批、发布、修改、保存和废弃等环节，以及对外来文件的有效控制。 该制度的目的在于规定公司的文件资料管理流程，以支持各项工作的正常运行，并确保相关证据的妥善保存。其适用范围涵盖了公司内部所有文件的编写、收发、控制，以及资料的保管和外来文件的管理。 在职责划分上，各部门负责各自工作相关的文件编写和资料收集、存档。综合管理部专门负责业主档案的管理与控制，而办公室则承担文件的发放、存档、资料保管以及文件处理的任务，办公室主任则主管文件资料管理的总体控制。 相关文件包括《文件控制程序》和《质量记录控制程序》，这些程序文件为具体的文件资料管理工作提供了操作指南。 文件的产生流程包括：各部门根据实际需求编写文件，总经理助理审核，总经理审批后由办公室打印并分发。生效的文件需使用“印制文件登记表”进行记录。 文件资料分为受控文件和非受控文件两类。受控文件主要包括内业资料、图纸资料、质量体系控制文件、引用的法律、法规和外来文件、服务过程相关的合同协议，以及业主档案。非受控文件则包括公司运营和服务相关的文件，如内部和外部文件、未被质量体系引用的外来文件、与服务过程无关的合同协议、未被引用的法律法规、行业标准文件、照片和录像带、以及电子存储的资料。每类文件都有特定的编码和索引号，方便归档和检索。 文件资料的归档与管理由各职能部门负责编写、收集、整理和存档，最后汇总到办公室统一管理。办公室还需确保文件资料的保密性，所有文件均视为保密文件，分门别类存储，并建立存档备案资料目录，便于查找和保管。 文件的发放根据各部门的工作性质和范围进行，通过“文件分发登记表”记录，确保准确无误。文件资料的调用、借阅和归还需遵守严格的规定，借阅者需详细记录文件信息，不得私自复制或传播，且需保证文件的完好。针对不同级别的机密文件，调阅权限也有所不同，如A级机密文件需总经理批准，B级和C级机密文件分别由办公室主任和相关部门负责人批准。 此外，针对业主（用户）的文件借阅，仅限于B级和C级机密文件，确保了公司敏感信息的安全。 P物业公司通过严谨的文件资料管理制度，保障了内部工作的高效有序和信息安全，同时也满足了对外来文件的适当管理，体现了物业管理行业的专业性和规范化。