E物业督导工作流程是物业管理行业中一项重要的管理机制,旨在确保服务质量、提高工作效率并规范员工行为。这份工作流程详细地概述了督导员从日常检查到问题处理、跟进与归档的一系列步骤。
该流程强调了督导工作的目标是遵循《督导工作管理规定》,并适用于XX市橄榄园物业管理有限公司的所有部门。督导员每天都需要对各个部门进行监督和指导,以确保工作标准得以执行。
在执行督导任务时,督导员需佩戴"督导卡",携带"督查记录本",以便记录任何不符合标准的情况。发现的问题将被核实并在记录本上详细记载,包括未按标准操作的人员、部门以及存在的不合格项。
一旦发现问题,督导员会填写《督导意见整改通知单》,并同时记录在《日督导检查处理单》中。通知单上应清晰描述问题,分析其原因,指明责任部门和责任人。随后,督导员需将通知单一并上报给物业部负责人审核并签发。
物业管理部负责人对提交的《督导意见整改通知单》进行审查后,会签发并填写具体时间。然后,督导员在四小时内将已签发的通知单发送给相关责任部门,并在发文登记本上进行登记,以确保责任部门收到并确认。
责任部门在收到通知单后,需填写采取的纠正措施和预计完成日期,再次签名确认。对于回复的时间要求,如果督导部门有明确时间,则按照规定时间反馈;如无明确规定,则应在24小时内回单。
督导员对责任部门的纠正措施进行审核并签名,然后持续跟进,按照预定期限验证改正情况。若发现复检不合格或严重问题,须立即向物业部负责人报告。
每周,督导员将所有发出的《督导意见整改通知单》整理成《不合格项报告》,分析未能完成整改的原因,提交给部门负责人。质量管理部负责人审核报告内容及考核建议,上报总经理审批。
总经理审批后,督导员将《不合格项报告》复印件分发至行政管理部和相关责任部门,以确保信息的透明度和执行力度。督导员会在每月末将所有的《督导意见整改通知单》和《不合格项报告》整理归档,以便后续查阅和改进。
总结来说,E物业督导工作流程是一个系统化的过程,它涵盖了问题发现、反馈、纠正、验证和跟踪等环节,以确保物业管理服务的质量和持续改进。通过这个流程,物业部门可以更有效地管理和解决工作中出现的问题,提升整体的服务水平。