用Word制作批量有照片的工作证.docx
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### 使用Word批量制作含照片的工作证 #### 一、引言 在许多组织机构中,为了方便管理和识别员工身份,通常需要为每位员工制作工作证。传统的手工制作方式不仅耗时耗力,而且容易出现错误。本文将详细介绍如何利用Microsoft Word的邮件合并功能批量制作包含个人照片的工作证。这种方法不仅能提高工作效率,还能确保信息准确无误。 #### 二、准备工作 在正式开始之前,我们需要做一些准备工作: 1. **照片收集**:收集每位员工的个人照片,并按照一定的顺序进行编号。 2. **数据库建立**:使用Excel表格建立“职工信息表”,其中包含员工的姓名、部门、编号以及照片路径等信息。 #### 三、详细步骤 ##### 1. 素材准备 - **照片编号**:按照单位数据库中的员工姓名、部门顺序来编排照片编号,例如“001”、“002”等。 - **照片存储**:将所有照片统一存放在指定的文件夹中,例如“E:\职工信息”。 ##### 2. 建立职工信息数据库 - **使用Excel**:创建一个名为“职工信息”的Excel工作簿,包括以下列:姓名、部门、编号、照片路径。 - **填写信息**:姓名、部门可以直接从单位数据库导入;编号应与照片编号保持一致;照片路径填写为照片的实际存储路径,例如“E:\职工信息\001.jpg”。 ##### 3. 创建工作证模板 - **启动Word**:打开Word 2021,创建一个新的文档作为主文档。 - **设计布局**:设计工作证的基本布局,可以是简单的表格形式。注意,这些内容应该是工作证中不会变动的部分。 ##### 4. 添加域 - **启用邮件合并**:通过“视图 | 工具栏 | 邮件合并工具”菜单项调出“邮件合并”工具栏。 - **选择数据源**:点击“打开数据源”按钮,选择前面建立的“职工信息表”作为数据源。 - **插入域**:将“姓名”、“部门”、“编号”等字段通过“插入域”按钮添加到工作证模板中相应位置。 - **插入照片**:在需要显示照片的位置插入域代码,格式为`{ INCLUDEPICTURE "{MERGEFIELD 照片}" }`(不包括引号)。注意,大括号需要通过“Ctrl+F9”键插入。 ##### 5. 批量生成工作证 - **合并文档**:点击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮,Word会根据数据库中的记录数自动批量生成工作证。 - **刷新文档**:如果生成的文档中未显示图片,可以通过全选文档后按F9键进行刷新。如果仍然存在问题,可以保存关闭文档后再打开,再次刷新。 #### 四、注意事项 - 在使用邮件合并功能时,请确保所有数据源的信息准确无误。 - 插入照片路径时务必检查路径是否正确,以免无法正确显示照片。 - 在批量生成文档前,建议先预览部分样本,确保格式无误后再进行全面操作。 #### 五、总结 通过本文介绍的方法,您可以轻松地利用Word的邮件合并功能批量制作包含个人照片的工作证。这种方法不仅大大提高了工作效率,还确保了工作证信息的准确性。希望本文能对您有所帮助!
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