企业业务系统电子文件归档管理规范.pdf
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2022-11-19
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1.总则
1.1.目的依据为规范企业、企业（以下简称“企业”）业务系统电子文件归档管理，确保
归档电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性，满足业务系统电子文件单套制归档要
求，依据《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》
（GB/T18894）、《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局 14 号令）、《文书类电子
档案检测一般要求》（DA/T70）、《企业档案管理办法》等，制定本规范。
1.2.适用范围本规范适用于各企事业单位、股份公司各分（子）公司、总部各部门（以下
统称各单位）。
1.3.规范内容界定
1.3.1.本规范所称业务系统是指形成或管理企业生产、经营、科研等管理数据的计算机信
息系统。包括但不限于：OA 系统、ERP 系统、MES 系统、合同管理系统、电子招投标管理
系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮
件系统等应用系统。
1.3.2.本规范所称电子文件，是指各单位及个人在履行其法定职责或处理相关事务过程
中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和储存的数字格式的各种信息记录。电子文
件由内容、结构、背景信息组成。
1.3.3.本规范所称电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
1.3.4.本规范所称元数据，是指描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过
程的数据。
1.3.5.本规范所称电子文件归档，是指业务部门将业务系统中具有凭证、查考和保存价值
且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向档案部门提交的过程。
1.3.6.本规范所称电子档案管理系统，是指对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处
置的计算机信息系统。本规范特指企业总部建设、推广的档案管理系统。
1.3.7.本规范所称归档接口，是指业务系统与电子档案管理系统之间传送数据、交换信息
的程序，以电子文件和应用程序的形式实现。
1.3.8.本规范所称数据信息包,是指电子文件及其元数据按指定结构形成的数据单元。
1.3.9.本规范所称归档部门（单位），是指多部门（单位）共同使用同一业务系统生成、
办理、流转电子文件的情况下，电子文件的形成或者牵头主办部门（单位）。
1.3.10.本规范所称真实性是指电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时
的原始状态相一致的性质。
1.3.11.本规范所称完整性是指电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破
坏、变异或丢失的性质。
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