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2022-11-11
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信息时代档案管理工作面临的问题及对策研究
摘要：档案工作而言，核心的工作内容就是信息的储存与管理，因此，在信息
化技术的帮助下，档案管理工作可以向着更高效，更节能的方面进行发展。以档
案馆为例，当下的电子档案馆作为信息化技术的产物，其高效性与节能性都让传
统的档案系统望尘莫及，因此，对档案管理工作而言，当下是全面提高档案管理
工作效率的大好时代。本文笔者根据工作实践经验对信息时代档案管理工作面临
的问题及对策进行了分析探讨。
关键词：信息时代；档案管理工作；问题；对策
一、信息时代对档案管理工作的影响
1.对档案原始记录性的影响
在电子文件形成后，根据工作人员的操作，存贮到计算机自动化系统中，方
便档案人员以及技术人员共享信息数据。因此，这样就使得电子文件便于修改以
及复制，并且可以说，这样的复制形式几乎是一样的，没有丝毫差别，原始稿本
记录也不会多次出现，给管理工作者带来了很大的便捷。由此形成的电子档案的
原始记录性的内容与形式特征，最终便不复存在，文件与档案之间不再有明显的
界限。因此，这样档案的原始性和真实性就无法得到保障，档案的本质属性在认
识方面发生了变化。
2.对档案收集归档的影响
可以说，与纸质文件的收纳归档相比，电子文件从很大程度来说更是一项如
同工程般的工作。因为电子文件的收集、积累的方法和要求是与纸质文件大为不
同的，其繁琐体现于系统的操作。电子文件是信息化时代的产物，是数学化的，
让其储存在电脑储存器内，通过网络传播的形式，传递于四方。这种存档方式可
以说是绿色环保且是永久不变的形式，属于无纸环境。并且从查找系统来说，它
是可以随时查找，增减文件信息内容的，当电脑归档储存系统完毕后，一切繁琐
的事情就变得比较简单了。
3.对档案保管工作的影响
传统的纸质归档的保存，需要让纸张和字迹处于安全的环境。为保证电子档
案的可利用性，对于具有保存价值的电子文件，除了适时生成的纸质文件，还必
须将电子文件与相应的纸质文件等拷贝且一并归档，这种实质性的影响结果带来
的效益是无可厚非的。因而，现代信息技术条件下的电子档案的保存工作，是需
要运用许多新技术、新思想，确保电子文件或者说是档案信息的安全和识别的再
次出现。包括两个方面，一方面是保护电子档案的物理载体，另一方面是对各种
电子档案存储载体的运行环境和保管环境的保护。
二、信息时代档案管理中存在的问题
信息技术的飞速发展给档案管理事业带来推动改变，它大大降低了人的工作
量，减少了档案管理失误的可能性，增加了档案信息的可靠性和利用度，使工作
效率跃升。与传统的档案管理方式相比，信息技术的应用也存在较多弊端，这在
不同单位中都有体现。其中信息技术最大的就是弊端“安全性”弱。弱不仅体现在
数据丢失后的恢复能力上，还包括了电子信息易被窃取、易造假的特点，这需要
较扎实防伪认证技术和加密技术工作，防止档案信息被盗取或利用，保障档案信
息在传输和使用过程中的安全。信息技术应用于档案管理还对档案管理人员的专
业素质提出了高要求。这要求档案管理人员具有较高的信息技术运用能力，而目
前档案管理人员的信息技术专业素质普遍不足。另外，由于信息技术应用于档案
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