在IT项目的启动阶段，有效地组织和管理会议是至关重要的，因为这不仅有助于确保所有关键利益相关者都被纳入决策过程，还能够为项目的成功奠定坚实的基础。"参会人员统计表"是项目管理中的一个核心工具，它帮助项目经理跟踪并管理与会者的信息，以确保会议的有效性和效率。
会议名称应清晰明了，反映会议的目的和讨论的主题。例如，“IT项目启动大会”表明这是项目开始时的一个重要活动，旨在介绍项目的目标、计划和团队成员。会议时间的确定需要考虑到所有关键参与者的时间可用性，以最大限度地提高出席率。
会议地点的选择则需要考虑便利性，确保所有参与者都能方便地到达，同时也要保证场地能够满足会议的需求，如投影设备、音响设施以及足够的座位等。在统计表中，应记录这些详细信息，以便后续的沟通和安排。
"部门实际参会人员列表"列出了每个部门参与会议的人员及其数量，包括负责人的联系方式。这对于协调不同部门之间的沟通至关重要，因为项目经理可以通过这些联系方式快速联系到关键人员，解决可能出现的问题或获取必要的反馈。
统计表还应该包含“回执中确认可以到会，但因故实际没有到会人员列表”。这部分信息对于了解未出席的原因（可能是由于紧急情况、冲突的日程或其他原因）很有价值。项目经理可以根据这些信息调整未来的会议安排，以减少类似情况的发生。
此外，1.11 会议签到表是一个用于记录实际出席人员的工具，包括姓名、所属部门、职务、手机号码和电子邮件地址。签到表不仅可以确保统计到每个与会者的出席，而且在需要时可以迅速与他们取得联系。通过收集这些详细信息，项目经理可以更好地管理会议流程，如分发材料、安排发言顺序，甚至在会后发送会议纪要。
在项目管理中，有效的会议管理是提高团队协作和决策效率的关键。参会人员统计表作为项目启动阶段的重要文档，确保了所有相关人员的参与和信息的准确传递，为项目的顺利进行提供了有力的支持。因此，对于任何IT项目经理来说，掌握和运用这样的工具都是必不可少的专业技能。
