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使用 Word 高效地编辑论文
Microsoft Office Word 和金山 WPS 文字高级排版
本文介绍了如何使用Microsoft Office Word 及金山 WPS 文字高效地排版具有一致外观和良好结
构的论文。特别以华北电力大学本科毕业论文格式为例给出了详细的操作。
PS:本文是也适用于办公室的正式公文处理,程序文档编辑等场景。对于这两者,只需要阅读
文章前面关于样式和自动编号的那部分内容。而题注和交叉引用的功能对学术论文是非常有用的。
网上有一些关于 Word 编辑论文的文章,但是有不少给出的方法并不方便,比如图片题注和参考文
献的处理上,对此本文提出了最佳的操作。
张营 zhyingest@gmail.com
2008 年 6 月 4 日 初稿
2008 年 6 月 6 日 修订
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目录
第 1 章 How To-示例 .................................................................................................................................. 3
1.1 概述 ................................................................................................................................................... 3
1.1.1 结构化的文档 ............................................................................................................................ 3
1.1.2 样式 ............................................................................................................................................ 4
1.1.3 自动编号 .................................................................................................................................... 6
1.2 开始 ................................................................................................................................................... 7
1.3 页面设置、页眉和页脚与分节 ....................................................................................................... 7
1.4 多级列表 ........................................................................................................................................... 8
1.5 自动生成目录 ................................................................................................................................... 9
1.6 题注和交叉引用 ............................................................................................................................. 10
1.7 公式编号 ......................................................................................................................................... 11
1.8 图片对齐 ......................................................................................................................................... 12
1.9 参考文献的处理 ............................................................................................................................. 12
第 2 章 Word 自动化功能 ........................................................................................................................ 14
2.1 应用、修改和更新样式 ................................................................................................................. 14
2.2 文档结构图、大纲视图 ................................................................................................................. 14
2.3 应用主从文档和模板处理长文档 ................................................................................................. 14
2.4 脚注和尾注 ..................................................................................................................................... 15
2.5 其它自动化功能 ............................................................................................................................. 15
2.6 域 ..................................................................................................................................................... 16
后记 ............................................................................................................................................................ 17
资源 ............................................................................................................................................................ 18
Word 排版艺术
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第1章 How To-示例
本文以华北电力大学本科生毕业论文格式为例讲述如何使用 Word 高效地编辑和排版。当然,其
他的论文格式可能会与此有差别,但总体上是很相近的。在此之前,首先要强调一些重要的观点和
Word 功能。为了不使本章过于冗长,将一些功能的详细说明放到 0,在必要时可以参考。
总体来说,本文介绍的内容主要是让 Word 自动维护统一的格式,对章节自动编号和生成目录等。
手动操作(就是分别设置“字体”、“段落”等格式,这是 Word 入门教程里所讲述的,高级一点可能会
使用“格式刷”)也可以实现这些功能,我们的双手是无所不能的。使用 Word 自动化功能一方面在
创作过程中将繁琐又重复性的低级操作交给 Word,这样我们就可以更专注于论文本身的内容;另一方
面极大地简化后续的修改工作。
电子文档相对于纸质文档的一大优点就是便于修改。我们不可能做到诗人王勃那样文不加点,
如果幻想自己的论文不需要或只要很小的改动而放弃使用 Word 自动化功能,执意手动操作的话,后
果很可能是,繁琐的操作迫使你容忍论文中存在的瑕疵。
当然并非实现所有的格式要求都要使用本文提到的 Word 自动化功能,这需要在手动操作和这些
高级功能的复杂度之间权衡。
本文是使用 Microsoft Office Word 2007 编辑的,一些截图是 Word 2007 的,另外更多的截图来自
于金山 WPS 文字 2007。可能很多读者使用的是 MS Office Word 2003。从功能上说,WPS 文字和 Word
2003、Word 2007 是基本相似的,因为这三者都是成熟的文字处理软件,各种基本功能都已实现,而
且操作过程很相似。Word 2003 恰介于 WPS 文字 2007 和 Word 2007 之间。
在本文写作过程中,WPS 文字购买了 Design Science 公司的 Math Type Equation Editor 3.0 公式编辑
器(与 Word 2003 中的公式编辑器一致),同 WPS 文字一样免费使用。
从界面上说,WPS 文字和 Word 2003 是极其相似的,如果不仔细观察,很难区分两者,Word 2007
则是全新的 Robin 外观,并重新编排了各种工具栏,很多用户因为对此不习惯而放弃使用 Word 2007,
其实 Word 2007 的这项改进使操作变得非常便利;Word 2007 中内置了一个全新的公式编辑器,使公
式输入变得非常简单轻松;另外,Word 2007 和 Word 2003 文档格式的不一致也是一些用户放弃 Word
2007 的一个原因,大致上说,如果不使用 Word 2007 内置公式编辑器的话,将 Word 2007 版本的.docx
文档转存为 Word 2003 版本的.doc 没有任何影响。
这里不再详述这三个字处理软件的差别,感兴趣的读者可以参考相应的帮助文档,特别是 Word
2007 的帮助文档。
PS:前面已经说过,本文使用 Word 2007 创建,后来我到其它的电脑上去编辑,预料到可能没有
Word 2007,我就转存为 Word 2003 格式。没想到那台电脑条件相当艰苦,连 Office 都没有,所以我就
花几分钟装上了 WPS,现在文章中“PS”的文字就是在 WPS 中编辑添加的。
文档在 WPS 中的显示与 Word 中有稍许差别。特别不幸的是,WPS 不支持交叉引用,文中对图片
的交叉引用都失效了!好在只要不更新域,原来的交叉引用就会平安无事。只好用 Word 2003 更新目
录页码。最后又用 WPS 直接转换为 PDF 文档(Word 2007 中有将 MS Office 文档转换为 PDF 文档的插件,
但 Word 2003 没有转换为 PDF 文档的功能,只能借助于 Adobe Acrobat Proffessional 等第三方软件)。
我想,这个经历很好地说明了这三个软件的兼容性。
1.1 概述
1.1.1 结构化的文档
我们知道,书籍通常会有层次清晰的章节,从目录一眼就可以看出来,其实这就是结构化的文档
了。毕业论文作为一种学术文章,要求其版式尽量整洁朴素,风格统一(各高校都对论文的格式有详细
的要求);另外,论文特别强调要结构清晰,因此也是一种结构化的文档。清晰的层次结构有助于内容
的表达。
第 1 章 How To-示例
4
在使用 Word 编辑论文时,有一种看似结构化的文档,这种文档虽然标题与正文有不同的格式,
看起来结构清晰,但是其标题格式是通过“字体”、“段落”等分别设置的。我将这种称为平面化的文
档。这种文档的结构人能看出来,可是 Word 程序却不明白,很难保证统一的外观和风格,也没有利
用上 Word 的自动化功能;特别是当文档需要修改时,包括内容及格式的修改,需要很繁琐的重复性
劳动。
我们创建的 Word 文档是结构化的还是平面化的?文档的结构可以从“大纲视图”或“文档结构
图”看出来。WPS 文字有文档结构图功能,但是没有提供大纲视图。通常,使用文档结构图和样式,
要比大纲视图更方便。
对于结构化的文档,文档结构图就是一个目录,除了显示文档结构,还可以方便地浏览文档。
图 1-1 平面化的文档
图 1-2 结构化的文档
如图 1-1 所示的文档,似乎结构很清晰,但是文档结构图却显示空白,从大纲视图也不会看到文
档的结构层次。这就是前面说的平面化的文档。图 1-2 给出的是结构化的文档,不但我们能明白文档
的层次,Word 也正确理解了,并且显示出文档结构图。
看出有什么不同了吗?图 1-2 的标题前有一个黑色的小方块,这表示该段落是一个标题,是应用
了 Word 的“标题”样式。小方块不会被打印出来。
更本质的不同在于,图 1-1 中,用户告诉 Word:“这段话用一号字,加粗,居中。下一段话用三
号字,左对齐”;而在图 1-2 中,用户告诉 Word:“这段话是第一级标题。下一段话是第二级标题,
至于设置什么格式,是另外指定的,还可以以后再说”,这就涉及到下一节要讲的“样式”。此外,图 1-2
中标题的编号是由 Word 自动生成的,这会在 1.1.3 节讨论。
创建结构化文档的观念是至关重要的,这是本文的最终目的。这个观念使用户更关注于文档的内
容、层次,而不是格式,并非格式不重要,格式实际上是应该由 Word 负责维护的,Word 会对正确定
义了结构的文档维护恰当的格式。
1.1.2 样式
使用样式可以方便地管理一组格式,使论文具有统一的风格和外观,这类似于 html 文档中的 CSS
样式类。比如,可以都为文档中的一级标题(类似于“第 1 章”这样的标题)希望指定“标题 1”的样式。
如果需要更改一级标题的格式,不必再分别对每个标题设置,只要更改“标题 1”这个样式,所有应
用该样式的标题都会自动更改。
可能有人说,用“格式刷”批量复制格式也很简便。对于简短的文档,使用格式刷和样式在操作
的复杂程度上相差不大,甚至格式刷更简便,因为它很直观。但是这两种方式有根本的不同。
在使用样式时,用户告诉 Word 这些段落使用同一组格式;而使用格式刷,Word 什么也不知道,
只是简单的复制格式。当然两者并非完全不相容,格式刷也可以复制样式,这样就和应用样式一样了。
在创作论文的过程中,使用样式和格式刷的操作量是基本一致的,都要分别应用于各个标题,但
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zhyingest
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