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本文将根据结构化生命周期法的一般开发步骤,结合酒店管理信息系统的开发过程,对酒店前台子系统的主要功能模块即总台预定、前台接待、前台收银、夜间审核、客房管理和系统维护管理进行系统分析与设计。
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前 言
随着我国加入 WTO,酒店业与国际市场接轨已成为大势所趋,酒店
要迎接这场挑战,就必须提高整体竞争能力,提高整体竞争能力必须变革
酒店的管理模式,提高管理水平。实施信息化建设无疑是实现这一目的的
必由之路和明智之举。
所谓企业信息化建设的内涵是指企业在管理、经营等各个环节、各个
领域,采用计算机、通讯和网络等现代信息技术,充分开发、广泛利用企
业内外的信息资源,逐步实现企业运行的全面自动化,伴随现代企业制度
的形成而建成现代企业的过程。
酒店管理信息系统实质上是对酒店运行过程中人流、物流、资金流、
信息流的管理,提高酒店的管理效益及经济效益,提高服务质量、工作效
率,完善酒店内部管理机制,提高酒店服务水平等。从而为酒店管理带来
作业流程的标准化、服务水平的量化、快捷有效的沟通手段、经验知识的
共享、公关信息的传播、客户关系管理、经营成本分析和预警、数据挖掘
等。通过 IT 技术渗透到酒店营运的各个环节,可以为酒店带来收入增长,
提高全员生产力、积累数据库资产,从而最终打败行业的竞争对手。
管理信息系统是酒店竞争的有力工具,是酒店全面推进 ERP 的重要
内容和基础。管理信息系统不是酒店取得成功的充分条件,但它却是成功
的必要条件。酒店要领先于竞争对手,对管理信息系统进行非常积极的投
资是必要的。
第 1 章 绪 论
第 1.1 节 概述
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管理自初步形成理论与思想以来,已经历了近一个世纪的演变。泰勒
的科学管理、法约尔的职能管理和过程管理、韦伯的组织管理等古典管理
理论开创了管理理论的先河;随后,行为科学理论以及战略管理为主的企
业组织理论将管理理论推向了一个新的发展阶段;而企业再造理论及在全
球化、知识化、信息化背景下的学习型组织管理理论,则成为 20 世纪管
理理论的里程碑。在当今信息时代,管理科学与信息技术相互影响,相互
促进,联系已十分紧密。而融合了管理科学、信息技术以及系统工程学的
管理信息系统作为现代化企业管理的重要手段,对企业的生存和发展起着
决定性的作用。
计算机信息系统在企业管理中的应用,从最初的基础工作如打印报表、
计算工资、认识管理等,发展到企业财务管理、库存管理等单项业务管理,
再到建立企业数据库局域网,实施全局规划与设计信息系统时,就达到了
管理信息系统的阶段。企业的管理信息系统以信息技术为基础,以管理理
论为指导,为企业管理和决策提供信息支持,对企业生产经营诸因素进行
优化组合和合理配置,减少工作量,提高工作效率,扩展信息渠道,加快
市场反应,全面增强企业的生存竞争能力。但目前传统的管理信息系统的
开发和应用中还存在很多问题,已不能较好的满足企业的需求。这些问题
主要表现在以下几个方面:
(1) 兼容性差。由于企业和部门的应用需求种类多、差异大,开发者
在自行开发过程中不容易兼顾各方面的标准要求;另一方面,由于没有统
一的标准,各个厂商开发的管理信息系统不兼容;
(2) 系统质量难以保证;
(3) 系统功能单一;
(4) 系统维护困难;
(5) 软件开发周期长。
随着计算机网络技术的飞速发展,人们对管理信息系统提出了新的要
求:
(1) 功能多样化。即管理信息系统不应再是一个单项应用,而要求有
多样性,综合性和集成性。例如:要求管理信息系统能实现办公,商务和
企业管理的电子化,自动化和网络化;
(2) 操作简单;
(3) 信息多媒体化;
(4) 网络高速化。
如何适应这些新的要求,开发新一代的管理信息系统已成为新世纪的
一个重要课题。
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第 1.2 节 酒店管理信息系统简介
1.2.1 酒店管理信息系统的概念
酒店作为一个比较特殊的行业,是企业管理要求最为严格的一个行业 ,
主要原因有二。一是酒店属服务行业,是与客人直接接触的行业。酒店员
工的一举一动,直接在客人的注视之下,直接影响着酒店的声誉和业务。
再加上服务行业竞争加剧,迫使酒店管理者必须努力提高管理水平,以保
持较高的服务质量和水准。二是随着酒店规模不断扩大,服务功能日益增
多,职能部门越分越细,营业项目繁多,由此带来的营业收支越来越大,
且越来越分散,收入和支出的环节也越来越多。因此,酒店的管理者往往
比其他任何行业都肯下工夫全力加强酒店的管理控制,管理信息系统也就
自然受到各大酒店的普遍重视。为满足酒店行业的特殊要求,酒店管理信
息系统(Hotel Management Information System ,HMIS)应运而生,作
为管理信息系统中的又一个重要分支,它实现的是计算机管理系统在酒店
中的具体应用。
HMIS 是利用电子信息技术对酒店进行管理的人机相结合的综合控制
系统,主要用于酒店各级管理人员对酒店的经营活动、重大事件、以及日
常事物活动的辅助管理和决策。HMIS 通过全方位的参与酒店经营活动中
的信息自动收集、传递、加工和控制,极大的提高了酒店信息数据处理的
及时性、精确性和正确性,为酒店带来巨大的社会效益和经济效益。
1.2.2 酒店管理信息系统的特点
和其它的 MIS 一样,作为一个系统,HMIS 的特点有以下几个主要
方面:
(1) HMIS 是一个现代酒店管理的辅助系统
HMIS 首先是一个以人为主体的人机综合控制系统,整个现代酒店
的管理还是依靠人,计算机仅是一个数据处理的工具。管理人员依据计算
机数据处理的结果信息,迅速做出管理决策,以达到有效经营管理的目的。
因此经过 HMIS 的快速数据处理,管理人员可以迅速得到管理所需的信息,
通过 HMIS 的辅助管理,使酒店管理更加科学化,日常事务处理更加有序、
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更加规范、更加准确。
(2) HMIS 是一个开放式的系统
HMIS 是一个具有输入、输出的开放式系统,输入是各种票据、登
记记录、账单、报表等;输出是各种统计报表、汇总表等,通过输入输出
控制整个饭店的物流和资金流。另外,HMIS 不仅能够对外部环境进行分
析而且能够在一定范围内、在一定程度上推动和改造外部环境。例如,通
过 HMIS 制订的促销计划,可以推动酒店的经营活动,打开销路。因此
HMIS 是一个开放式的系统。
(3) HMIS 是一个具有层次性的系统
现代酒店的科学管理具有很明显的等级制,各级管理职责分明,分工
明确,下级服从上级。HMIS 为了适应这种管理也将软件设计成相应的层
次,一般分为三个层次,最低层为作业层,主要是录入和管理的一些基础
数据,利用 HMIS 的目的是为了提高服务质量;中间层是管理层,主要是
管理一些综合数据,其管理目的是提高酒店的管理精确度,使得整个酒店
的计划、组织、控制及激励更加有效、更加有的放矢;最高层是决策层,
使用对象是酒店高层管理人员的决策者,也是整个 HMIS 输出的结果信息
做出管理上的某些决策,如酒店的营销策略制定、成本控制决策、财务计
划决策、目标利润制定等都是计算机应用的主要领域。
1.2.3 酒店管理信息系统的结构
HMIS 包含了硬件结构和软件结构两个方面,下面分别进行讨论:
(1) 硬件结构
硬件结构指 HMIS 的物理结构,是指 HMIS 硬件系统的拓扑结构,
一般有三种类型:单机批处理式、集中式和分布式,它们是随着计算机技
术的发展而产生的。
① 单机批处理结构。早期的 HMIS 都是这种结构,这种结构由一台
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主机、显示器、键盘、打印机等组成,装上 HMIS 软件就构成了完整的
HMIS 系统。由于这种结构对数据的共享和实时处理性能较差,目前已很
少使用。
② 集中式处理结构。随着计算机技术的发展,出现了多台终端的联机
系统,通过终端与计算机联系,进行各类数据处理的作业,这就是集中式
数据处理结构。联机集中式处理结构采用一台或两台小型计算机或超级微
型机作为主机,管理人员可以在任何时间,通过各终端与主机联系,进行
各类数据处理作业。集中式数据处理结构的优点是数据处理能力强,数据
安全,可靠性高。缺点是终端本身没有处理能力,系统处理速度将随终端
数量的增加而明显减慢。在 PC 机及 Windows 流行之前的 70 年代到 80
年代,该结构是酒店最理想的 HMIS 结构。
③ 分布式处理结构 。到 80 年代中后期随着微型计算机功能的不断加
强,出现了分布式计算机系统和分布式数据库系统,管理信息系统朝分布
式方向发展局域网系统就是这种结构的典型例子。这种系统以一台或几台
高档微机作为网络服务器,通过网络连接各个工作站,而各个工作站都是
一台独立的微型计算机,本身都具有数据处理的能力,需要时又可以联机
入网,在服务器内处理数据,所以称分布式处理结构。
近年来流行的 C/S 结构(及客户机/服务器结构)是最新的一种分布式结
构。客户机支持用户应用的前端处理,服务器用于支持应用的系统环境,
包括数据库的管理及查询服务。数据查询方式为数据库查询,网上传递的
只是查询的结果,这就大大减少了数据的传送量,而且客户机一般基于
Windows 图形界面。它集中了局部网络系统和小型机多用户系统的优点
由服务器和客户机协同处理,充分发挥系统的各种优越性,是目前酒店中
最为先进的体系结构。
随着通讯技术的发展,分布式结构实现了远程数据处理,或者远程数
据采访,可以通过电话线、激光、微波和人造卫星等介质实现异地数据处
理,或实现两个或两个以上局域网络的数据互访,这就是局域网系统。局
域网分布结构最适合酒店集团的信息管理,酒店集团总部都可以通过广域
网络系统有效地管理各地酒店,各地酒店也可以通过广域网络系统实现互
传信息数据,及时了解各酒店之间的经营情况,广域网分布结构是建立集
团式管理所采用的必要手段,也是目前各连锁酒店进行信息管理的理想模
式。
(2) 软件结构
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