设备档案管理办法.pdf

《设备档案管理办法》是针对高校仪器设备档案管理的重要文件，旨在规范设备档案的形成、归档、管理和利用，确保档案的完整、准确、系统和安全，同时方便查阅和发挥其应有的作用。以下是对该办法主要内容的详细解读： 一、设备档案的形成和归档 1. 设备档案涵盖所有价值在五万元人民币以上的仪器设备，包括高、精、尖、进口设备。这些设备在购置、验收、调试、运行、维护、改造、报废等各个阶段产生的文字、图表、声像材料、磁盘以及随机材料，都应由校档案室统一管理。 2. 设备管理部门（实验室与设备管理处）负责设备文件材料的积累和汇总，配备兼职档案人员，从设备申购到验收、安装、调试等全过程的文件材料归口管理，完成后移交给档案室。 3. 设备到货前，实验室与设备管理处需通知档案室，档案人员参与开箱验收，确保文件材料的完整。 4. 技术鉴定验收时，档案人员需在场，确保所有记录的准确性。 二、设备档案的归档范围 1. 采购设备的归档范围： - 计划选购阶段：用户申请、审批文件、协议合同、来往函件等； - 开箱验收阶段：装箱单、验收单、技术手册、使用维护手册、开箱检验记录等； - 安装调试阶段：安装计划、工艺规程、试车记录、验收报告等； - 运行维护阶段：设备保养记录、检查记录、大中修记录等； - 改造更新阶段：改造报告、报废鉴定书、技术鉴定文件等。 2. 自制设备的归档范围： - 方案论证及设计阶段：设备任务书、设计图样、技术条件等； - 制造加工阶段：工艺规程、工艺装备图纸、超差单、工艺总结等； - 安装调试阶段：安装计划、安装验收单、调试报告等； - 运行维护阶段：设备保养、检查记录、大中修记录等； - 鉴定及奖励阶段：技术鉴定、成果申报奖励文件等。 设备档案是高校仪器设备管理的重要组成部分，它不仅涉及到设备的正常运行和维护，还关系到设备的技术性能开发和资产保值增值。因此，学校各级负责人和科技人员需要高度重视设备文件材料的形成、积累和管理工作，确保设备档案的完整性和准确性。通过严格的档案管理制度，可以促进学校设备资源的有效利用，提高教学和科研水平。