Excel新增工具集

Microsoft Office Excel 新增系列工具 帮　助　文　件 一、必要条件： 请确认您安装了Microsoft Office Excel2003、2007或2010非简装版，系统平台是：Winxp/vista/win7/2000/2003/2008。 二、功能介绍： 本软件以插件形式安装到Microsoft Office Excel的COM组件中，在菜单栏（Excel2003）或加载项（Excel2007和Excel2010）中增加“新增工具”菜单，使得Excel增加了如下十四大功能。《群发邮件功能》已经被《电脑报》在2011年第6期、《创建目录与批量改名功能》在《电脑报》2010年第45期上向国内外推介。 （一）群发邮件功能 1、制作工资条（成绩条）和工资簿（成绩簿）：一张员工工资表 (学生成绩表)是由同一工作表中的同一单行或多行的表头下共存的若干条记录组成，要把单人的工资 (成绩)发给本人，用本软件可轻松地将每条记录分离，并在每一条记录的上方添加一个表头，以明确各项目的意义，还要在下方增加一个空行，以便打印后裁剪。本软件还可以将工资条（成绩条）保存一个独立的工作簿文件。 2、工资条（成绩条）群发到邮箱：软件将工资条直接群发到每个人的邮箱，方便快捷，真正实现了无纸化高效办公。 3、工资条（成绩条）群发到手机：从Excel工作表的工资表中分离个人工资免费群发到手机，实现了快捷、便利、安全的目的。 4、工资条（成绩条）群发到个人文件夹：现在许多单位的个人信息都存放在服务器中由职工通过FTP查看，本软件能将同一个工作表中的每行记录（工资条）另存为同名的个人文件夹中，并统一改名。例如：存到[独立]文件夹中的名称为张三、李四的两个文件，可以对应的分别转存到张三、李四两个文件夹中，并将这两个文件改名为[9月份工资]。 5、把工作表内容分类群发到邮件与手机：软件首先将工作表记录分类另存为工作簿文件，然后将这些文件以附件形式群发到指定的类别负责人邮箱。例如，年级成绩表由各班学生成绩组成，软件首先把本表另存为各班工作簿，然后再把每一班的工作簿群发给对应的班主任。 6、群发同附件邮件：将同标题、同内容、同附件的共性邮件群发到多个邮箱与手机，与邮箱群发不同的是能“逐个群发”，不受群发数量限制，不会被对方看到多个地址，不会被过滤成垃圾邮件。 7、自动进入网易邮箱：凡是126、163、yeah邮箱，可以一键进入。 （二）学校数据处理 1、学生编班与调班：根据各学校、各年级给学生编班的标准不同提供了两种编班方法供选择： (1)按总分排名编班:可以按学生总分（或某一学科分数）参照成绩、性别、特殊生等因素进行一条龙排名，将学生均衡编入若干个教学班。分出来的教学班能够达到如下几项指标：（a）各班学生人数基本相等；(b)　各班男、女生学生数基本相等；(c)各个名次段人数各班基本相等；(d)平均成绩各班基本相等；(d)为满足不同用户要求，本软件可以不考虑男女生比例，仅按照成绩编班，还可以不考虑前若干名学生性别，仅考虑若干名之后学生的性别编班，也可以不按成绩随机分班；(e) 软件对编班结果冠以“准”字，目的是与正式编序号区别；(f)本软件具有智能提醒、检查与修复功能。引导您输入各项合理数据；为您自动修正性别、特殊生列在录入时文本前后误输入的空格现象。 (2) 按各学科考分编班：有“预先挑班”要求的首先满足。然后主要考虑各学科平均分的小差距，同时考虑性别搭配,在上述条件满足的情况下,考虑特殊生搭配(特殊生提供了两栏，可以填写优秀生、班干部、问题生、住校生等)。分出来的教学班所达到的几项指标同（1）。 两种分班方法的设计思路是：前者首先给学生分类排名，然后“一条龙”分配到各班，所以班数整数倍段的学生人数各班仅相差1－2人；后者根据学生各学科分数、性别等情况，一一判断这个学生分配到哪个班合适，所以最后的每班各学科平均分、总平均分相差仅在半分之内。 编者强烈建议您的特殊要求不要超过两个，不能考虑太多的编班因素，不然会以牺牲“均衡性”为代价。考虑因素越多，分班各档次学生数及平均分差距越大。 (3)调班：调班需要学生考分差异小、男女等条件要匹配，主调学生还不能被再度调出……所以，纯手工调班是相当劳神的事情，本软件设计了按考号大小、姓名音序自动查找、调班标记颜色与备注等功能，使调班轻松自如。调班后可以轻击按钮跟踪各班男女生数、特殊生数、前若干名学生平均分、校前若干名学生在各班的分布等。 2、学生排名/班成绩分析：（1）可以在年级各班同表的成绩单上给学生进行年级大排名，也可以进行学生所在班内的排名，即可以进行单学科排名、也可以进行多学科、总分一次性排名。（2）班成绩分析是指各各班成绩汇总成一张独立的表格，内容包括：应考试人数、实考试人数、平均分、班内前若干名平均分、年级前若干名在各班内的分布等。 3、快速写评语：本软件附赠学生评语库，用户可以在评语库中方便的选择评语填写在学生成绩单上(以第二列为准，测学生数)，配合个人信息群发功能，快速发送到学生(或家长)个人邮箱。评语库中评语丰富，还可以随便增加与修改。 注：利用群发工资条（成绩表）功能，可以将由学校统一登统的校、年级学生考试成绩表拆分到每个班的成绩表后（保存在[分类文件]文件夹下的独立工作簿），群发到各班主任邮箱，再由班主任给本班学生在成绩记录行添加评语列，最终群发到学生（家长）的电子邮箱。 4、筛选各班前N名：筛选同一表格每个单位（班级）前N名的优秀人员（得分）的行数据，删除其余人员的行数据。 5、英语单词与解释分类：可以将中小学英语单词按照有几个连续字母相同来分类，例如可以将单词中含4个连续相同字母的单词分为一类（标注相同序号）；还可以将中小学英语单词的解释按照有1个或2个汉字相同来分类（标注相同序号）。对于识记英语单词有很大的帮助。 （三）财务常用数据处理 1、添加与删除本页小计、累计与合计：可以方便的在帐目的每一页添加“本页小计”、“本页累计”,在尾页添加“本页小计”、“本页累计”与“合计”，还适用于分类筛选后的页面。通过“删除”键，可以方便的去除这些附加项。 2、人民币大小写等常用数据转换：可将人民币小写转换成大写、能四舍五入四舍五入、甩去零头取整、提取甩去的零头、工资纳税计算、分数或名次转等次、汉字转拼音、英语单词首字母转大写等。由于采用在单元格输入公式的方法，方便了用户的区域填充与公式修改。 （四）足球彩票分析专家 1、500WAN彩票网足彩分析：将500WAN彩票网上欧洲赔率数据下载到本地Microsoft Office Excel工作簿中，并且定时刷新网上数据，跟踪即时赔率与赛事的变化。用极短时间，在《欧赔走势》与《欧赔比较》等工作表中对各参数进行有机组合与比较分析，给玩家展示出各时段的赔率规律，是足彩必赢的可靠工具。 2、okooo彩票网北单胜平负分析：将okooo彩票网上的模拟庄家盈亏和即时SP值，定时下载到同一工作簿中，自动监测与记录实时变化情况，让玩家一目了然，准确做出各种判断。 （五）任意文件、文件夹处理 1、任意文件移动：将指定文件夹下的文件移动到新建同名文件夹内 2、创建当前工作簿中各工作表的目录：提供了包含链接和不含链接两种目录格式，点击目录可轻松打开相当的工作表。目录创建后，可以在目录修改列上随意修改目录。 3、创建选定文件夹下的文件目录：创建选定文件夹下所有文件目录，还可以包含该文件夹下所有子文件夹内的所有文件目录，也可以选择性的创建只创建Word、Excel文件目录，点击目录可轻松打开相当的文件。目录创建后，可以在目录修改列上随意修改目录。 4、创建与本工作簿并列的文件夹目录：目录创建后，点击目录可轻松打开相当的文件夹，还可以在目录修改列随意修改目录。 5、工作表排序：工作簿中的若干工作表顺序混乱查找不方便，软件的工作表排序功能可以帮您将工作表按间序做升序与降序排列。 （六）Word文档中的表与Excel工作簿中的工作表之间的转化 1、Word转Excel：把若干个Word文档中的表合并到Excel工作簿中的一个工作表中，可用于对下属填写的报名表（登记表）的汇总统计。 2、Excel转Word：把Excel工作簿的某个工作表中记录逐一拆分到对应的若干个Word文档中（表）中，可用于向下属发通知、通告等。 （七）多工作簿与当前工作簿中的工作表之间的转换 如下是不改变各工作表的内容转换操作： 1、多个工作簿中的多表导入到一个工作簿中的多工作表：将同一文件夹下的各工作簿中所有的非空工作表合并到当前工作簿中，各新建工作表仍保持原工作簿中的原工作表内容不变。新建工作表的命名有两种方式：一种是以原先各工作簿各[工作表名称]命名，另一种是以[原工作簿名称＆原工作表名称]命名（这样可以保证工作表名称不重名）。 称命名为本工作簿中各工作表的名称，转化后的工作表内容不变。 2、工作簿与工作表名称互换：用于日报表的月底汇总。例如，到月底把每天统计的项目日报表,转化为各项目的每天情况。日报表形式：每天制作一个工作簿，每个工作簿中有N个工作表（统计N个项目）, 一个月共有30个工作簿；要转化成的月底汇总表形式：共导出N个工作簿，每个工作簿的名称为项目名称，其中有30个工作表，工作表名称以1－30命名（本月日期）。转换过程中工作表内容和总数（30*N）不会改变。 3、抽取多工作簿中的同名工作表到同一新建簿中：从指定文件夹的所有工作簿中抽取与当前工作簿名称相同的工作表到同一个工作簿，这个工作簿的各工作表的名称为所抽取工作簿的名称，抽取后的工作表内容不变。 4、一个工作簿中的各工作表分解为独立的工作簿：将当前工作簿中若干个指定工作表拆分为独立的工作簿，独立的工作簿名称为当前工作簿中工作表的名称。 如下是增加或减少工作表的行列内容的合并或拆分操作： 5、多个工作簿中各个表头相同的工作表合并到同一个工作表中：合并后的表格的表头相同，为了明确每一条记录的来源，在表中增加一列标注记录来看何簿何表。 6、多个工作簿中各个名称相同的工作表合并到同一个工作表中：合并后的表格的表头相同，为了明确每一条记录的来源，在表中增加一列标注记录来看何簿何表。 7、多个工作簿中的所有工作表或指定工作表相同位置（区域）求和：打开（复制）一个空白的汇总表，表格格式与要汇总的表相同，凡鼠标选定单元格连续或不连续区域将对所有表格做累加计算。 8、当前工作表中每行记录都独立拆分到独立工作簿：可用于制作每位职工的工资条。 9、当前工作表中行记录按某一列指定的类别拆分成组工作簿：类似Excel自带的高级筛选功能，可以把一个年级各班都在同一个工作表上的学生名单（成绩单）拆分成每个班的名单（成绩单），发给班主任。 （八）同一工作簿中各工作表的转换 1、多个工作表中各个表头相同的工作表合并到同一个工作表中：合并后的表格的表头相同，为了明确每一条记录的来源，在表中增加一列标注记录来看何簿何表。 2、多个工作表中各个名称相同的工作表合并到同一个工作表中：合并后的表格的表头相同，为了明确每一条记录的来源，在表中增加一列标注记录来看何簿何表。 3、多个工作表中相同位置的行(列)集中到同一表：本工作簿中有若干格式相同的表，为了便于观察各表相同位置数据的变化，可以首先用鼠标选定要观察的区域，然后执行本命令，则各工作表的同位置区域数据集中排列到同一个表中，并自动标注该数据来自何表。 4、表头同行数异字段名表合到新表：表头行数相同，但各列的字段名不完全相同的工作表合并。合并结果为：总表记录行数为各工作表的记录行数之和，表头列数为各工作表列数之和，并在A列多出一个标志列，标记本条记录来源于哪个工作表。 5、多表(单表)同类数据合并与求和：其效果是：（a）标识列重名的合成一条记录；（b）需要合并到一个单元格的数据为文本时用“/”号隔开，数据为数值通过求和合并到一个单元格中。例如，当前工作表或当前工作簿中的若干工作表中A列有张三、李四、王五、李四，有相同列字段“送货”，则本命令把A列中的两个李四行合并成一行，同时将每个人在所有表中列字段为“送货”的数量相加。 6、比较两表人员差异追加列记录：其效果是向已有表中增加新表中的人员（行数据）和表中所有人员的新增信息（列数据），它适合于档案的逐步完善与保存。本命令可用于档案补充。例如：第一个表中有A、B、C三人，第二个表中有A、C、D、E四人，可以抽取两表中都有的A、C二人，还可以合并成A、B、C、D、E五人，并且可以追加一个表中的新的列字段到另一个表。 7、按类别拆分一个工作表中的行记录（组）到新表：是指将一个工作表中的多条记录按按照某一列或某两列的类别关键（第一关键字和第二关键字）字拆分成若干个结构相同的工作表，它适合于档案数据记录的分类。 8、按预设记录条数拆分行记录到新表：可以将当前工作表的记录按指定的条数，拆分到若干个工作表中。 9、删除删除某列为空或和为0的工作表：本操作将删除指定列从第n行起单元格中数字为空或为0的工作表,给合并有效的工作表扫清障碍。 10、检查两列同行两单元格是否相同：由ID号意义相同的从表向主表合并列记录时,往往先将从表记录粘贴到主表中,然后删除从表中的ID等与主表重复的列记录，本命令用来比较两列同行单元格（ID号）是否相同。 （九）工作表中的特殊行处理 删除与标注重复行、特殊数据行操作代码用字典法编写，比Excel公式与高级筛选提速几十倍。 1、重名查找与姓名美化：本软件不仅能查找同字重名，还能查找同音重名。执行此命令能够为某一列的重复数据（包含汉字同音)染色，并且不同的重复数据染不同颜色，还可以把这些重复数据导出到一个新的工作表中。例如：可以将重名学生染同色，并可以导出到新的工作表中保存。 2、某列重复数据标注与整行删除：在每行指定列的各单元格中查找重复数据（同相的文本或数字）,对重复的单元格染色、并在行尾标注文字（例如“此行重复”），还可以直接删除含重复数据的整行(把所有重复行删除仅保留一行)。 3、某列重复数据的重复次数计数，提取、删除各种形式的重复数据； 4、某列带颜色单元格所在所的提取与删除； 5、取删除工作表中整行为空值的行，即删除整行中各单元格无数据的行； 6、删除某区域中含空单元格的行； 7、删除整行与另一行完全重复的行(把所有重复行删除仅保留一行)。 8、删除区域中某单元格包含相同内容的行。 （十）单元格输入及区域操作 1、合并(还原)某区域内连续相同单元格：（1）在表格中某些列的连续行单元格中存在相同的数据，本命令可以把这些连续的单元格合并，在合并后的单元格中只保留一个数据。（2）许多表格中的某些连续列存在爷父子孙的从属关系，本命令可以把每一级别的上一级单元格合并，在合并后的单元格中只保留一个数据。（3）合并后的单元格还可以用本命令来取消合并。 2、N列中从有数据单元格向下填充：在N列区域每一列中从第一个有数据单元格向下面的空单元格填充，直到第二个有数据单元格，如果下面单元格没有数据，则填充到指定行为止。 3、含有合并单元格列的排序（整体排序）：按照含有合并单元格中的数据进行排序，用Excel的已有功能是办不到的，会出现“此操作要求合并单元格都具有相同大小”的提示，但用本插件中的命令易如反掌。 4、删除整表错误输入的空格：在数据输入过程中，各字符的前后难免会错误输入空格，给人工校对工作带来很大的麻烦。特别是对于数据的后面含有空格的情况，通过人工校对很难发现。本软件根据实际需要，提供了三种删除空格的命令：（1）将整个工作表中的所有空格全部删除；（2）保留数据内部字符间的空格，仅删除数据前后的空格；（3）删除数据前后的所有空格，并删除数据内部字符间一个以上的空格（仅保留一个）。 5、增加与标注空格操作：姓名美化，主要是将两字姓名的中间加一个空格，并将本列居中对齐，加强美感。 6、更改已经输入数据后单元格格式(数据类型)：本命令解决在单元格输入数据后利用[格式]-[单元格]-[数字],无法再重新定义单元格数据类型问题。可将数据类型在文本型、数值型、日期型之间随意互化。 7、词组逐字或字头逐个联想（词组逐字联想或声母逐个联想与指定行快速选定）：两个作用：1、快速查找指定的单元格所在的行（快速定位）；2、结合已有的词组等数据源，快捷输入数据。四个功能：1、逐个打入汉字联想；2、逐个打入拼音的声母联想；3、对于数据源中没有的数据可以直接在文本框中输入；4、存贮新建词组等数据，以备后期输入。 8、同文件夹下各工作簿各工作表中查找：可查找等于、包含、左包含、右包含某一内容的单元格。首先在打开的工作簿中查找，然后在本文件夹中的各工作簿中查找，查找结果以查找日志形式保存到桌面的文本文件中。 (十一)批注与图片导入导出 批量插入图片（文字）：本软件提供了向工作表中批量插入图片的功能，有批量向批注中插入图片、批量向单元格填充图片、批量向单元格插入图片等选项，默认小二寸插入方式，也可以以厘米为单位，选择任意尺寸，原始图片默认jpg图片格式，也可以是gif、bmp、png等任意格式。软件还提供了仅插入文字功能。 被插入到单元格中的图片和所有批注，可以通过本软件一次性删除。 批量导出图片（文字）：可保持图片原尺寸无损导出，也可以以工作表中的图片显示尺寸导出。导出图片的文件名有三种形式：1、图片序号；2、Excel中标注的名称；3、图片固有文件名称。 （十二）安全相关 1、制作超过打开次数或超过指定时间打开后能自动删除（自杀）的工作簿：有时候我们发送给别人的工作簿文件不希望永久保留，怎么办？本软件可以生成一种特殊的工作簿，你可以指定允许打开N次，当超过N次再打开，该工作簿会自杀；你也可以指定一个时间，超过这个指定时间打开后也会自动删除（自杀）。 2、解除密码：可解除当前工作表保护密码，解决因忘记密码而带来的麻烦； 3、隐藏与取消隐藏：可一次性显示被隐藏的若干个工作表，弥补了Excel自身的不足；可同时显示工作表中被隐藏的多行与多列，并能够调整行高与列宽为最合适的尺寸，检测数据区域内是否包含空行与空列。 4、显示恶意屏蔽：可显示被恶意屏蔽的菜单栏、工具栏、格式栏、工作表窗口右键菜单和工作表标签右键菜单。 （十三）页面设置与打印 1、分栏与分页排版：一般地，在工作表中都是一行独占一条记录，但有时其所占列数仅有2－3列，打印下来，即浪费纸张又不美观，本软件可以像Word一样将这种版面进行分栏重新排列成原来列数的N倍。记录顺序既可以按第一列排完再折列排版，也可以按每页指定固定行数分栏排列。 2、当前页与双面打印：软件能够一次性完成Excel文档的双面打印、还可以任选起止页进行隔页打印，以实现更灵活的双面打印；软件还可以仅打印当前页。填补了Excel没有当前页打印和双面打印功能的空白，比Word中的打印功能还要强悍。 3、添加和删除实线分页符。添加实线分页符,可以起到按一定标准将一个工作表拆分成若干个工作表的效果，但又。 （十四）软件卸载 本软件在菜单中有临时卸载和长期卸载功能，也可以通过开始菜单卸载，还可以在控制面板卸载，软件卸载后不留残余，因而您可以放心试用。