北京市电子文件归档与管理暂行规定

《北京市电子文件归档与管理暂行规定》是针对北京市内的企业和机构电子文件管理的一部规范，旨在确保电子文件的安全性和有效利用。该规定依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规和国家标准制定，适用于北京市各级党政机关、国有企业和事业单位，其他单位可参照执行。 在规定中，电子文件被定义为在数字环境中生成，以数字形式存储于各种载体上的文件，依赖特定设备阅读、处理和传输。归档电子文件则是具有档案价值并需要长期保存的电子文件。规定还明确了背景信息、元数据、逻辑归档、物理归档等关键概念，强调了电子文件的真实性、完整性和有效性的重要性。 管理职责方面，各单位需明确电子文件管理的职责，制定相关制度和技术措施。领导层需将电子文件管理纳入信息化建设，信息化和档案部门应协同工作，档案部门负责电子文件的全过程监控和管理。电子文件形成部门则需按档案部门要求积累和归档文件。 在电子文件的收集和积累中，规定了具体的标准和要求，比如收集反映工作活动且具有查考价值的文件，采取安全措施防止非正常改动，定期备份并存储于脱机载体，注明文件格式、处理工具等信息。同时，规定了不同类型的电子文件应采用的通用格式，如文本文件的XML、RTF、TXT，图像文件的JPEG、TIFF，视频和多媒体文件的MPEG、AVI，以及音频文件的WAV、MP3等。 电子文件的登记要求每份文件在形成部门和信息部门的登记表中均有记录，并与电子文件一起移交给档案部门。这确保了电子文件的可追溯性和管理的规范性。 这部暂行规定旨在促进电子文件的有序管理和长期保存，保障信息的安全，同时也为其他地区提供了电子文件归档的参考案例。通过明确职责、设定标准和流程，提高了电子文件的管理水平，为数字化时代的档案管理工作奠定了基础。