ERP5.0采购管理系统需求方案讲演稿

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所需积分/C币:49 2012-05-24 01:12:19 240KB PDF
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采购管理系统需求方案介绍报告 开场白: 各位领导: 大家好!今天由我来介绍****化学采购管理系统需求方案,本次报告讲解内容包括五部分: 一、概述采购管理系统总体功能、系统目标。 二、介绍****化学现行采购管理信息化应用情况和业务流程。 三、分析****化学现行采购管理活动中存在的问题、形成原因,阐述日常经营活动中遇到的难点问题、重点问题以及期望目标。 四、介绍****化学ERP采购管理系统的整体解决方案、业务流程、相关系统之间的业务联系和单据传递。 五、介绍****化学ERP采购管理系统实施效果,给企业带来的管理变革和提升。 首先我们讲述第一部分内容: 第一个问题:采购管理系统总体功能: (打开需求规格说明书鼠标指向系统概述): 采购管理在企业中有很重要的作用。通过采购管理降低物料成本是企业增加利润的一个极有潜力的途径。采购也会影响库存,采购管理不当,会造成大量多余的库存,库存会占用企业的大量资金、加大管理成本。采购管理本身的好坏会影响供货的及时性、供货价格和供货质量,而这些都与企业最终产品的价格、质量和及时性直接有关。 采购管理包括采购计划管理、采购订货管理、合同管理、价格管理、发票管理、供应商管理等内容。 第二个问题:采购管理系统目标: (打开需求规格说明书鼠标指向系统目标): 采购系统帮助采购人员控制并完成从采购计划、采购合同直到合同跟踪全部过程管理,可有效地监控采购计划的实施,采购成本的变动及供应商交货履约情况,从而帮助采购人员选择最优秀的供应商和采购策略,确保采购工作高质量、高效率及低成本地执行,使企业具有最佳的供货状态。重点要实现的目标如下:  实现对供应商信息的动态管理和维护;  科学、准确、灵活地制定采购计划和采购策略,指导和规范企业日常的采购经营活动。  保证采购产品的及时准确,确保生产的持续进行;  实时动态地查询物资库存情况,避免盲目采购造成库存积压。  对企业采购计划的编制、审批、分配、下达进行监督和控制,对物资采购合同的编制、企业日常订货、到货检验、计量、入库、付款结算进行跟踪和追溯。 接下来我们讲述第二部分内容: 第一个问题:****化学现行采购管理信息化的应用情况: ****化学财务电算化工作开展以来,物资装备公司主要对日常的采购发票录入、审批以及采购结算工作实现了电算化,对企业中的采购计划管理、采购合同管理、采购订货管理、采购价格管理、采购计划和业务员的绩效考核管理以及供应商管理等大量的繁杂事务性工作依靠手工来完成,这种局面导致信息反馈比较缓慢,单据传递不及时、报表统计工作量大以及工作效率低下等现象,从一定程度上影响了企业的快速发展。结合****化学现行业务流程我们作如下具体阐述: 第二个问题:介绍现行业务总体流程: (鼠标指向现行业务总体流程图) 1.编制年度采购计划: 生产管理部编制下年的生产经营综合计划——战研中心审批后下发给各个生产分厂——各个生产分厂依据下达的生产经营综合计划计算原料消耗数量,根据产量预算并编制全年采购以及资金使用计划上报战研中心——战研中心审批后下发给各分厂形成年度采购计划。物资装备公司依据下年的生产经营综合计划向财务资产部报次年采购计划及资金使用计划。 2.编制月份采购计划: ⑴.各分厂材料员根据《下月产量生产计划》编制《物资月计划申请表》,记录材料名称、规格型号、单位、计划领用数量等信息。 ⑵.各分厂各工段向材料员申报领用物资,分厂材料员签字,先后由申报部门领导、归口部门、公司主管领导审批,签字后上报物资装备公司。 ⑶.物资装备公司计划员按照采购物资类别、规格型号、保管员以及采购业务员分类汇总成册形成物资月需求计划汇总表并与仓储保管员进行采购物资库存平衡工作确定净采购量。目前参与库存平衡的物资来源于动力分厂、氯碱分厂、树脂分厂、电仪分厂、检修分厂、质检环保中心和仓储中心申报的部门月物资计划。 ⑷.物资装备公司计划员依据物资采购的金额划分成不同的类别,采购金额在5万元以下的直接安排业务员进行零星采购;采购金额在5万元以上50万元以下的进行采购合同评审;采购金额超过50万元以上的交付战研中心组织项目招标、议标和项目合同评审。 ⑸.分配采购任务并下发业务员采购。对于月需求计划所采购物资,大多属于市内采购,业务员在一周之内将月计划所需物资采购完毕,填写采购清单,经过库管员点货、验货后签字,将货物入库。 3.对于临时采购计划。主要为项目、技措、大修计划。包括日常随时所需,月计划内未考虑的各类物资,主要为新增设备、工矿配件、仪器仪表、安装钢材、水暖阀门、电器材料、轻化建材等以及根据项目进度所需的各类项目材料,目前占临时计划的2/3量。  分厂各工段向材料员申报领用物资——各分厂材料员根据各工段申报物资情况,编制临时采购计划,填写申请单位、名称、型号、单
查登记—归类—支付货款时进行合同查询 (1)当支付供应商货款时,由物资装备公司采购员査阅合同档案,确定收款单位、付款方式 付款金额等信息,填写用款申请单,·式2份,·份留财务资产部备査,份在办理完毕报 销于续之后退回用款人。 (2).用款中请单填写完毕,由申请用款人签字,上报用款单位负责人(物资装各公司部长) 签字,用款单位主管领导签字。 (3).采购员将签字的用款申请单和货物发票上报战略研究中心,由战研中心部长査阅合同档 案,审批合同各项条款的执行情况。若审査无误,则由哉研中心部长在货物发票上签字,表 同意付款;否则退回。 (4).采购员将用款申请单和货物发票上报财务资产部门进行审批,由财务资产部查阅合同档 案,审批付款方式、付款能力以及财务结算等内容。若审查无误,则签字表示同意付款,通 知出纳人员办理付款于续。 5供应商管理 (鼠标指向子流程) (1).考察供应商。需要开发新的供应商时,由采购员对供应商的基本信息进行调査,了解其 真实合法生产经营资格如营业执照、税务登记证、企业法人代码证或组织杌构代码证、供应 商提供产品名称、规格型号、技术参数、质量等级、年生产能力、质量认证情况以及售后服 务情况、价格情况等信息,填写《供应商能力调査衣》和《物资采购比较选择登记衣》 (2)供应商评估。物资装备公司负责对供方资格进行评定,负责组织设备机动部、生产管理 部、质检环保屮心、战略硏究屮心召开A类物资供方评审会议并作好记录。 (3)根据供应尚评审记录和物资供方评审规则,由供应尚评审委员会确定是否合格,对于不 合格的供应商取消其供应货物的资格,对于评定合格的供应商,由物资装备公司档案管珥员 建立合格供应商档案。 k采购发票管理 签收货物发票和运费发票。 (1).供应商与采购员联系定期将货物发票、费用发票送达物资装备公司 (2).采购员陪同供应商去仓储中心,由保管员在发票上签字,采购员填写采购清单。 仓储中心填写采购入库单。 (3).物资装备公司专人负责将货物发票和费用发票输入计算机并进行审批 (5).采购员凭审批之后的发票等原始单据去财务资产部办理报销手续,财务资产部将报销完 毕的结算单(即申请用款单的第二联)交付釆员 (6).物资装各公司专人根据仓储中心审批后的采购入库单和采购发票进行钩稽核对,完成采 购结算工作并登记材料明细帐。 通过以上现行业务的阐述,我们为**化学的勤奋、严谨和吃苫耐蒡的敬业精神所感动,同 时也发现了日常采购管理活动中存在的一些问题,发现了部门业务开展过场中面临的一些困 惑和难题,各级领导关心的重点问题以及期望目标。这就是我接下来讲述的第三部分内容。 第三部分: 第一:日常采购管理活动中存在的问题 (鼠标指向管理中存在的问题) 在前期现行业务详细调研过程中,我们发现日常采购管理活动中存在的问题如下 物资月采购计划依靠手⊥汇总,⊥作量大、效率比较低,采购物资库存平衡方式比较落后 时效性比较差 2各种采购计划(年度计划、月需求计划、临时计划)执行效果比较差,临时采购计划数量 过多,缺乏强有力的监督和控制体系 3.采购合同的执行状況缺乏可追溯性,表现在合同的编制一采购订货一货物检验计量一入库 结算一付款不具备可追溯性,缺乏监督和控制。 4编制采购资金的付款计划缺乏依据。 5物资装备部的采购结算工作职贲划分不合理,发票的审批缺乏有效的监督和控制。 6现行采购活动中,缺乏对采购计划的执行状态进行跟踪考核,缺乏对采购员的绩效考评体 系,缺乏对采购员物资采购工作进度的信息反馈和管理 7.在现行业务中,供应商评估方案缺乏科学性、可操作性,供应商评估指标比较粗放,没有 量化,考核不够准确。 8.供应管理和物资采购价格管理相对比较簿弱 第二、期望口标 加强采购资金的管理 针对物资装备公司凵常管理中存在的问题,面临的因惑以及期望目标,我们经过详细分析、 充分讨论,结合我们以前的项目的成功绎验,我们为**化学ERP采购管理系统提供了一 套先进、科学、实用的解决方案。为实现预期目标,我们对现行的业务流程进行的一定的优 化,并设讠出相应的模块结构、相关的业务单据以及报表査询和统讣分析功能。 第四部分内容:价绍*化学ERP釆购管理系统的整体解决方案、业务流程、相关系统 之间的业务联系和单据传递。 第一个问题:整体解决方突 建立完善的采购合同管理机制 对各种订货合同的执行情况进行全程跟踪,以酲目标识标记合同的当前执行位置。 实时查询和统计企业对所有供应商付款的情况。 按日期、客户、业务员、采购部门、币别等多种条件查询应付帐款的明细和汇总数据, 追踪每笔明绀对应的发票等信息 ●按多种条件实时查询和统计所有供应商的最新应付帐款数据。 实现对供应尚动态管理的有效机制。 ●建立供应商档案,对供应商的产品结构、产品价格等进行分析 采用多目标多级群体模糊评价法对供应商进行评估,群体的选择应考虑到智能个体;权 重的分配应考虑个同个体的关注点。随着ERP系统运行稳定后,逐步加大智能个体的 权重。 建立原材料从使用→领用→入库→质检→采购→供应商的追溯流程 采用科学的方法控制采购成本。 对A类原材料采用MRP经济批量定期订货法进行控制,对B、C类原材料采用MRP 经济批量订货法进行控制。 ●对A类备品备件采用定期订货法进行控制,对B、C类原材料采用定量订货法进行控 ●建立科学合理的采购人员业绩考核评佔指标体系,采取层次分析法进行考核。 第二个问题:规划后的业务流程 釆购管理系统包括:采购计划管理、合冋管理、釆购订货管理、采购发票管理、供应商管理、 付款计划管理等功能。 现在我们看一下规划后的业务流程 (鼠标指向规划后的功能彩单) 1采购计划的编制:(鼠标指向规划后的采购计划编制子流程) (1)对于大宗原料或A类物资,由生产管理系统根据下月产量计划结合产品的配方结构展开 计算出物料需求计划,进而由物料需求计划自动生成采购计划传递到采购管理系统。 (2)对于B、C类物资,由各分厂部门在牛产管理系统中录入物资月计划申请表和临时采购计 划,经过审批之后自动生成采购计划传递到采购管理系统。 (3).对于生产经营活动中的紧急计划或追补计划可以在采购管理系统中直接手工求入完成 各类采购计划的汇总和采购物资库存平衡在生产管理系统中自动完成,这样一来解决了我们 现行业务中大量的釆购计划依靠手工汇总,工作量大、效率比较低,采购物资库存平衡方式 比较落后,时效性比较差的问题。原来从每月18日各生产分厂中报采购计划,到物资月计 划的汇总、库存平衡,直到最终分配给业务员进行采购,需要一个周的时间才能完成。实施 ERP系统之后,采购计划的汇总、半衡完全依靠计算机系统瞬间即可自动完成,为企业赢 得了时间,节省了人量的人力、物力和财力,人人缩短了采购周期,采购计划的编制更加和 学、有效。 2合同迫濒管理。(光标指向采购合同录入、合同列表) ().付款査询。帮助釆购员随时掌握合同的执行状态和付款情况,了解该合同不同付期的付 款情况以及对不同供应商付款状态进行查询,如査询某合同编号、日期、供应商、合同类型、 付款方式、合同金额、实际付宽金额、预付金额、欠款金额、最后付款日期、允诈最大欠款 金额等信息 (2).系统自动牛成采购付款计划。依据合同中的付款日期自动牛成付款计划。付款计划是编 制付款申请单的重要依据,用于科学合理地安排、攴配原料采购资金的攴付情况。从资金预 算编制、审批、汇总到付款训划的分解、跟踪,到实际付款的监督、执行进行全过程控制, 追溯每一个供应商,每一笔采购合同,具体每一批采购货物的资金支付情况。 合同的追溯管理功能有效地解决了现行业务中合同执行状态不清晰,过程不可追溯和跟踪的 问题,榘助企业规范和优化了业务流程,避免了采购资金的浪费和流失 3供应商的综合评估管理。(光标指向供应评估) 规划后的ψ务流稈中,对企业供应商品的评估内容包括:采购合同执行率、供应商产品的不 良品率、价格优惠率、经营状态、利用率、依赖性、交易年限以及年购销金额。其中 供应企业评价的标准(参考) 评价 评分 评价 项目 1分 2分 3分 4分 5分 系数 合同执行率 ≤70 71-8081-9091-95 >95 不良品率 ≥21 l1-20 6-10 3-5 ≤2 价格优惠率供应商的报价可以和最低价格、平均价格、最新市场价格对 比确定价格优惠的比例。 经营状态 可 良 优 最优 利用率 ≤10 11-2021-4041-50 >50 依赖性 >50 41-5031-40 21-30 ≤20 l 交易年限 2-4 5-9 ≥10 年购销金额 0.5 0.5-11-5 5-10 >10 等级:A:≥16B:40-50C:30-39D:20-29E:<20 合同执行率= 按期交货数量 合同订货数量 不良品率期间订货中检验出的不良品数量 期间订货总量 经营状况包括:资金状况、收益状况、成长状态 合同执行率= 按期交货数量 同订货数量 不良品率 期间订货中检验出的不良品数量 期间订货总量 经营状況:资金状况、收益状况、成长状态 利用率=从某一供货单位让货量 该原材料总进货量 依赖性= 从供货单位的进货量 供货单位该原材料总产量(销量) 依据供应商的以上情况系统自动计算各个项目的分值,最后系统自动计算出该供应商的商务 等级。根据供应商的不同等级序列进行优先采购。 供应商的综合评分= 供应商的合同执行率分值合同执行率评价系数+供应商供应产品的不良品率分值不良品 率评价系数+价格优惠率分值*价格优惠率评价系数+经营状态分值*经营状态评价系数+采 购原料的利用率分值*利用率评价系数+对某供应商依赖性分值*依赖性评价系数+交易年限 分值易年限评价系数+年购销金额评分年购销金额评价系数。 其中:评价系数可以根据供应商评估指标的重要程度以及对生产经营的影响情况,进行灵 活定义。 供应商的综合评估管理解决了现行业务屮供应商评估方案缺乏科学性、可操作性,供应商评 估指标比较粗放,没有量化,考核不够准确的问题,为企业稳定货源、保证原料质量,控制 采购成本发挥了重要作用 4采购工作进度控制管理。(光标指向采购工作进度统计表) 系统提供了采购工作进度管理功能,帮助企业了解分配给不同采购员的采购任务目前的工作 进度情况,查询制定时间内某采购员、某合同、某原料订货数量、已经入库数量以及未完成 的数量。 5价格管理。 (1).采购询价:(光标指向采购询价 釆购员根据供货商不同时期提供物料的报价资料,通过询价和比价分析,既可以准确掌握企 业外部市场原料价格的变化情况,也可以了解某供货商某原料历史报价资料,为供货商的商 务评估和原料采购提供决策依据。报价单支持多赁币报价,报价单审核成功后即史新价格清 单 (2)货原清单:主要提供对某一种物料,不同供货商的最新报价信息,采购订单中以此作为 购买某一供货商产品的依据 6.购统计分析:(鼠标指向有关帐表 ●采购计划执行情况:掌握采购计划执行情况,包括采购计划的订单、收货、开票情况。 ●采购订单执行情况:掌握采购订单执行情况,包括采购订单的收货、开票情况 ●采购收料统训表:统讣收料通知单情况,并以供应商+物料作为汇总条件,汇总收料数 量、收料金 额 ●采购发票统计表:统计采购发票亲光,并以倛应商+物料作为汇总条件,汇总发祟数量、 发票金额 发票税额。 ●在途统计表:统计在途发票中各货物的采购情况。 ●综合统计分析:将釆购业务发生的采购收料、采购发票等情况按供应商、采购部门、业 务员、物料、 进行统计。可以了解到某日为止向某供应商采购各种货物的收料情况;也可以了解某业 务员到某日为止采购的所有货物的发票情况; 米购订单物料价格对比分析:根据采购订单,对某种货物各供应商实际供货价格进行对 比分析 ●供应商价格对比分析:根据发票,对某种货物各供应商实际供货价格进行对比分析。 ●采购资金比重分析:根据采购发票,进行某段时期内各种货物占用采购资金比重分析。 ●物料价格对比分析:根据发买,对某段日期范围内的物料与承包价进行价格对比分析。 采购费用分析:根据采购发祟,进行某段时期内各种采购费用占所购货物比重分析 采购T作进度统计分析: 系统提供了采购匚作进度管理功能,帮助企业了解分配给不同采购员的采购任务目前的工作 进度情况,查询制定时间内某采购员、某合同、某原料订货数量、已经入库数量以及未完成 的数量。 物资采购台帐 综上所叙,**化学实施FRP以后带来的经济效率是完全可以预见的,具体体现如下 第五部分内容:个绍*化学ERP采购管理系统实施效果分析。 缩短采购周期,提高供应商的交货准时率 通过对供应商定期考核、综合评估,实现动态管理,提高供应商的供货质量合格率。 ●加强采购计划的执行监督机制,规范和指导口常采购经营活动,努力降低采购成本 ●实现对供应商信息的动态管理和维护 科学、准确、灵活地制定采购计划和采购策略,保证采购产品的及时准确,确保生广的 持续进行; ●实时动态地査询物资库有情况,避免盲目采购造成库存积压。 我的报告到此结束,谢谢大家!

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growning 不错,多谢楼主
2018-11-26
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图拉拉罗西 好用。有帮助方法
2013-07-06
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menglg 好用。有帮助方法
2013-02-19
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