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电子表格软件Excel详细教程.doc
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电子表格软件 Excel
1 认识 Excel
1.1 Excel 简介
Excel 是功能强大的电子表格软件。我们在日常学习和工作中经常会用到表格,
这些表格通常是用来处理数据并且需要计算的。例如,在教学工作中经常需要
制作学生成绩统计表,任课教师要统计学生的考勤、平时成绩、期末成绩,并
以此计算学生的综合成绩,并进展成绩的排序、求平均分等;班主任需要汇总
学生的各门成绩,得出学生的总分和总成绩排名;教务部门要计算各个班学生
成绩的排名等。财务部门需要制作职工的工资表,每个家庭会有家庭收支统计
表。 在这些数据表中,不仅仅要输入数据,还经常要对数据进展一定的运算。
如计算学生成绩的总分,要进展求和运算;要求学生成绩的平均分,要进展求
平均数运算;要得出学生成绩的排名,要进展排序运算;要得出成绩的最高分
和最低分,要进展最大值和最小值运算;将成绩按一定的条件进展选择,要进
展筛选运算。
在人工表格中,所有计算由人工完成,十分麻烦,稍有疏漏就可能出现错误。
当发现错误需要改动时,例如有一名学生的成绩在录入时出现了错误,就要把
与该学生相关的所有数据进展重新计算,如该学生的总分、平均分、排名,还
会对全班的排名造成影响,运算量十分庞大。
而引入电子表格软件可以我们提高工作效率,电子表格软件的一个重要的特征
就是数据处理自动化。它不需要人进展手工计算,通过公式、函数自动完成数
据的运算。任何一个参加运算的数据发生了改变,其他与这个数据相关的数据
都会自动的、实时的更新。
Excel 作为应用广泛、功能强大的电子表格软件,它的功能包括:
⑴ 数据采集。可以在 Excel 中录入数据,也可以将其他形式的数据导入到
Excel 中,如记事本、 Word 、 Access 数据库中的数据等。
⑵ 数据编辑。可以根据需要对数据进展修改,与修改数据相关的数据都可以得
到相应的更新。
⑶ 数据运算。可以通过函数和工作来实现数据运算的自动化。
⑷ 数据图表化。 Excel 提供了十分强大的图表功能,如可以生成学习成绩的分
布图,可以直观的表示出各个分数段的人数在总人数中的比例,图形可以以圆
饼图、折线图等多种形式呈现。
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⑸ 数据分析处理。
1.2 启动和关闭 Excel
Excel 是 Oce 套件中的软件,因此在启动 Excel 之前需要安装 Oce 软件。
以 Oce2003 为例,安装好 Oce 软件后,可以选择“开始菜单〞 → “程
序〞 → “ Microsoft Oce 2003 〞 ,就可以启动 Excel 软件。如 图 5 - 1
所示。
图 5 - 1 打开 Excel
可以在桌面上为 Excel 创建一个快捷方式。在“ Microsoft Oce 2003 〞 菜
单上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“发送到〞 → “桌面快捷方式〞,
如 图 5 - 2 所示。
图 5 - 2 创建快捷方式
这样在桌面上就会出现一个快捷方式 。双击快捷方式可以打开 Excel 。
如果已经有 Excel 文件,那么双击 Excel 文件也可以打开 Excel 。
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关闭 Excel 的方法是单击程序右上角的关闭按钮,或者在 Excel 中选择菜单
“文件〞→“退出〞命令。
1.3 Excel 界面
Excel 主界面如 图 5 - 3 所示。和其他 Oce 系列软件一样,由标题栏、菜
单栏、快捷工具栏和工作区组成。 Excel 与众不同的有如下局部。
图 5 - 3 Excel 界面
⑴ 公式编辑行。公式编辑行里有两个对话框,如 图 5 - 4 所示,左边的小对话
框称为单元格地址对话框,显示的是当前活动单元格的地址,右边的大对话框
用于输入与编辑单元格的容或运算公式。
图 5 - 4 公式编辑行
⑵ 工作簿。 Excel 软件把一个文档称为一个工作簿,英语是 Book 。一个工作
簿最多可以由 255 个工作表〔 Sheet 〕组成。在默认状态下,每个工作簿里
有 3 工作表,分别用 Sheet1 、 Sheet2 、 Sheet3 来表示,如 图 5-5 所示。
如有需要,工作表还可以再增加。当工作表的个数超过 4 个时,工作表标签滚
动按钮 才开始起作用。
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图 5 - 5 一个工作簿默认有 3 个工作表
⑶ 工作表。工作表实际上是一巨大的二维表格,它由许许多多的单元格组成,
如图 1-6 所示。在工作表里,需要掌握四个根本概念:单元格、单元格的名字、
当前活动单元格、滚动条。
图 5 - 6 一个工作表的局部
① 单元格。工作表中行和列交叉的地方叫做单元格。工作表上方的大写英文字
母表示的是列坐标: A 、 B 、 C 、 D 、 ......Z 、 AA 、 AB......IV ,共有
256 列;工作表左侧的数字表示的是行坐标: 1 、 2 、 3 …… 65536 ,共
有 65536 行。因此,一工作表共有 16777216 〔 65536 × 256 〕个单元
格。
② 单元格的名字。为了表达和处理的方便,工作表中每一个单元格都有一个唯
一确定的名字,给单元格命名的方法是:列坐标 + 行坐标〔即先写字母后写数
字〕。例如,第一列第一行单元格的名字为 A1 。工作表最右下角单元格的名
字为 IV65536 。
③ 当前活动单元格。工作表中有一个可以自由移动的、加粗的方框 ,
用鼠标或键盘上的↑、↓、←、→四个箭头键,可以将其移到工作表中任一单
元格,这个活动方框所在的单元格,称为“当前活动单元格〞。
在“当前活动单元格〞中,可以直接输入文字、数字和数学表达式。当前活动单
元格的名称和所输入的容都显示在工作表上方的公式编辑行。
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电子表格软件 Excel
2 数据录入
工作簿的新建、打开、关闭与 Oce 其他软件的操作类似,不再详述。
2.1 选定单元格
⑴ 选定单个单元格。将鼠标指针移到任意一个单元格上,单击鼠标左键,当该
单元格被活动方框 框住的时候,说明该单元格已经被选中。
如要选择的单元格距离当前单元格非常遥远,可以在公式编辑行里的单元格地
址对话框输入单元格地址。
⑵ 选定多个连续单元格。拖曳鼠标可以选取多个连续的单元格。或者用鼠标单
击选择区域的左上角单元格,按住 Shift 键再用鼠标单击右下角单元格。选中
某一行〔列〕可单击工作表相应的行〔列〕号;选择整个工作表可单击工作表
左上角行列交叉的按钮;选择相邻的行〔列〕可用鼠标拖曳行号或列号。
⑶ 选取多个不连续单元格。选择一个区域,再按住 Ctrl 键不放,然后选择其他
区域。在工作表中任意单击一个单元格即可去除单元区域的选取。
2.2 输入数据
当单元格被选定之后,就可以往该单元格输入数据。数据输入完毕可用鼠标单
击公式编辑栏中的输入按钮 确认,或者按 Tab 键确认,还可以用鼠标或光
标控制键↑、↓、←、→,将 移到其他单元格。当发现输入有误,可
用鼠标单击公式编辑栏中的“取消〞按钮 ,或者按 Esc 键取消输入。
2.3 Excel 中的数据类型
Excel 表格中的数据一般分为两大类:数值型数据和文本型数据。
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huayuya123
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