没有合适的资源?快使用搜索试试~ 我知道了~
outlook最佳做法,适合上班一族好好学习,蛮有用的哦!
资源推荐
资源详情
资源评论
Outlook 2010“开始” > Outlook 2010 帮助和操作方法 > Outlook 入门
搜索帮助
Office.com 上的更多内容: 下载 | 图像 | 模板
Outlook 2010 的最佳做法
本文是由创建 Microsoft Outlook 2010 的产品工作组编写的, 此举最充分的理由是客户要求。 Outlook 2010 旨在为广大受众所
用,满足各种工作需求和方式。虽然没有一种既定的方法,但还是有一些我们了解的比其他方法更容易的使用程序的方法。我
们希望通过了解最佳做法,您能获得使用 Outlook 的最佳体验。
本指南阐述了我们有关如何充分利用 Outlook 2010 的建议。但是,它并不是综合指南。其中涵盖了几个核心方案以帮助您利用
Outlook 来满足您的信息管理需求。
本指南面向的用户:
在某个大公司的 IT 部门工作。
每天接收的电子邮件超过 30 个。
每天花费大量时间使用 Outlook 2010 发送和接收邮件以及安排或参加会议。
将 Outlook 2010 与 Microsoft Exchange Server 帐户配合使用。
无论您的服务器安装情况或组织的规模如何,此文档都将非常有用。
适用于 IT 管理员
前面有 Office 2010 徽标 的句子是对其他 Microsoft Office 2010 产品(例如 Microsoft OneNote 2010 和 Microsoft
SharePoint Server)的引用。提及自动存档和 Outlook 数据文件 (.pst) 的句子都标有“文件柜”图标
。如果您的组织未部署这
些产品或功能,可忽略这些说明,不影响整个文档和工作流程。
本文内容
良好时间管理的基本原则
设置 Outlook 2010:布局
文件夹
规则
待办事项栏
通知
类别
快速步骤
管理收件箱要注意四点
每日查看:管理您的时间和任务
任务:执行工作
查找该邮件:有效搜索
如何查找来自特定人员的邮件
编写出色的电子邮件
日历和会议
联系人
常见问题
参考
关于作者
第1页 共29页
良好时间管理的基本原则
Outlook 2010 是一个能帮助您管理电子邮件、日历、联系人和任务的工具。因此,不论是在您的通信还是您的时间管理中,它
都占据着中心位置。为充分利用 Outlook 2010,我们提出了一些基本原则:
减少您阅读邮件的位置。通过使用一系列规则将您需要阅读的所有邮件筛选至一个位置 (收件箱)。
传递一些邮件。使用规则将您需要阅读的邮件发送到您的收件箱,然后让其余邮件原封不动的流入“联系人组”(或通讯
组列表)文件夹 (“联系人组”文件夹)。您不需要 (在大批量的情况下也不能)阅读每封发送给您的邮件。只有重要的
邮件才应进入您的收件箱。保留可能会是很有用的剩余邮件 (例如,当您遇到一个问题时)。
减少您手动归档邮件的位置。通过依靠搜索查找邮件来减轻归档造成的脑力负担。
处理邮件时要注意四点。阅读您的邮件时,决定是否要:
删除。
执行(响应或归档以供参考)。
委派(转发)。
推迟(使用类别和标志)以在您的任务列表中对其进行第二次查看。
将您的待办事项列表减少到一个。使用一个待办事项列表和一个日历来管理您需要执行的操作。
分批处理。使用类别可帮助您将类似的任务组合在一起。
发送邮件时进行良好的判断。遵循编写出色邮件的注意事项。
定期查看您的日历和任务。
即使您不使用此处介绍的所有最佳做法,只遵循其中一部分也能改进您的 Outlook 2010 使用体验。
设置 Outlook 2010:布局
遵循最佳做法的第一步是设置一个系统来优化您使用 Outlook 2010 的方式。最佳做法是:
将导航窗格于左侧打开。
将您的邮件置于对话视图中,则直接发送给您的邮件会自动设置为蓝色。
将阅读窗格置于右侧。
将待办事项栏于最右侧打开。如果您的屏幕分辨率小于 1024 x 768 像素,可将“待办事项栏”最小化。
打开缓存 Exchange 模式。
有关如何设置建议布局的详细信息,请参阅常见问题部分。
文件夹
最佳做法是:
有一个收件箱来容纳您需要加工(处理)的邮件。收件箱用来接收直接发送给您的邮件或需要您阅读的重要邮件。
如果您收到往来于不同人员之间的许多邮件,请更改为“对话”视图。否则,请使用“日期”排列方式(默认排列方式)。
使用自动格式规则将所有仅发送给您的邮件标记为蓝色。
第2页 共29页
在收件箱下,有一个参考文件夹用来容纳您以后可能要重新参考的所有参考资料。任何邮件都不会自动归档(即通过规
则)到该文件夹中。将该文件夹命名为1-参考。(增加1-将使它成为收件箱下的第一项。)该文件夹创建于收件箱下,
这样您就可以折叠收件箱并将其从视图中删除。
将该文件夹设置为每年自动存档。
注释 如果该文件夹太大(10,000 个项目或更多),Outlook 2010 在切换到该文件夹时会变慢。
有一个文件夹来容纳职业相关、私人以及个人邮件。有一个文件夹来容纳个人和职业相关的信息,可让您即使在有他人
看到的情况下也能自由地搜索邮件,不用担心会出现个人敏感邮件。将该文件夹命名为 2-个人。经理可能会有一个名为
3-管理的文件夹,其中包含对员工的反馈。
将该文件夹设置为每年自动存档。
有一组容纳“联系人组”邮件的文件夹。不需要阅读所有发送到“联系人组”(也称为列表服务器、或邮件列表或通讯组列
表)的邮件。这一组文件夹是个存储库,容纳所有不会自动发送到您的收件箱中的“联系人组”邮件。在收件箱下创建一
个名为“联系人组”的顶层文件夹,然后为“联系人组”的每个主题创建一个子文件夹。通常,每个联系人组一个文件夹就
足够了,但是如果您在多个相关的联系人组中,请考虑让所有的邮件都发送到同一文件夹中。
折叠顶层“联系人组”文件夹,这样您就不会被其下方文件夹中的未读邮件所干扰。
注释 如果您需要阅读联系人组中的每封邮件,则不要为其创建文件夹。这些邮件应直接转到您的“收件箱”中。
如果“联系人组”文件夹是讲求时效的,则要将其设置为每六个月或更频繁地自动存档 (例如,用于找人拼车的“联系
人组”应该每天存档)。
有一组容纳 RSS 源的文件夹。与“联系人组”的那组文件夹非常相似,RSS 代表了另一组数据,它们有时可能会包含些
有趣的信息,但是不需要一直阅读,也不需要像阅读直接发送给您的邮件那样带着紧迫感。 Outlook 2010 自动创建这些
文件夹。
搜索文件夹
搜索文件夹对于跨不同的邮件或 RSS 文件夹收集信息非常有用。在您需要搜集保存于不同文件夹中的信息时,搜索文件夹尤其
有用 (例如,准备季度会议时)。
如果您收到大量邮件(一天的邮件超过 200 封),搜索文件夹可能是一个很好的方法,能够使您分析来自不同的发件人的邮
件。
收藏夹(可选)
收藏夹 可以使深藏于邮件文件夹列表中的文件夹具有可见性。
收藏夹 邮件文件夹的一个子集,显示在“导航窗格”的顶部。使用“收藏夹”并不是该系统工作的前提,但如果您的屏幕较小,可
以最小化“导航窗格”并将邮件拖动到最小化栏成功将其归档,还可以进行常见搜索,并导航至“日历”、“联系人”和“任务”。
最佳做法是在“收藏夹”中包含以下文件夹:“收件箱”、“1-参考”、“已发送邮件”和“已删除邮件”。
第3页 共29页
规则
组织您的 Outlook 的目的是为了减少收件箱中不必要的“干扰”,使最重要的邮件出现在顶端。基于您所设置的条件,规则可以通
过将邮件移动到文件夹来帮助实现这一过程。规则会从进入收件箱的邮件中筛选出必读邮件。
最佳做法是具有以下规则(有关如何设置这些规则的详细信息在本书末尾的常见问题中):
自动答复 将所有没有内容的会议响应移动到“已删除邮件”。您可以通过检查会议窗口中的“跟踪”选项卡看到谁已接受
会议。
收件人: 我 任何直接发送或抄送给您的邮件都会被送至收件箱且不经其他规则处理,即使它还被发送到“联系人组”。
发送到收件箱的会议要求 所有会议要求,即使是发送给“联系人组”的,也应发送到收件箱。
推迟发送邮件 此规则可将邮件发送推迟一分钟或更长。使用此规则时,请确保您的邮件在关闭计算机之前已发送。
注释 这是一个客户端专用规则;它在 Outlook Web App (OWA) 上将不起作用。
联系人组 任何发送到“联系人组”的电子邮件都会被送至“联系人组”文件夹 (除非其关键字突出了它对您的重要性,它
才会被发送到您的收件箱)。多个类似的“联系人组”应使用相同的规则并归档到同一文件夹中。如果您是某“联系人组”
的成员,且该“联系人组”的每封邮件您都需要阅读,那么请不要为其创建规则。任何您必须阅读的邮件都应直接转入收
件箱。
当您完成组织规则时,您的一组规则应与以下所示类似。
待办事项栏
“待办事项栏”是 Outlook 2010 右侧的面板。它会显示日历、即将到来的约会和统一的任务清单,包括:
您需要回应的邮件(已标记的邮件)。
您需要致电的联系人(已标记的联系人)。
自发的任务。
设置“待办事项栏”的最佳做法是:
显示一个“日期选择区”(默认情况下为打开状态)。
如果您的屏幕分辨率较小或您在给定日期没有太多会议(默认),则仅显示三个约会。
如果您的屏幕分辨率较大或您每天有很多会议(五个或更多),则会显示五个约会。
显示任务(默认情况下处于打开状态)。
显示“快速联系人”(如果您已安装 Microsoft Office Communicator 2007 R2,则其可用且默认情况下为打开状态)。
任务的默认排列方式是按到期日期排列,但是您可能会考虑将其更改为按开始日期排列,这取决于您如何使用标记。如果您周
一想查看已延迟到下周的任务,请按开始日期排列。如果您想在任务到期当天查看任务,请按到期日期排列。
默认标记
最佳做法是将“快速单击”标志设置为“今天”(这是默认做法)。
通知
第4页 共29页
如果您收到大量邮件或者您易于受传入邮件提示音的干扰,那么我们建议您关闭以下选项:
邮件桌面通知
显示在 Windows 任务栏中 Outlook 图标上的信封图标
光标暂时更改为一个信封
上述所有设置所附带的声音
要更改这些设置,单击“文件”按钮,单击“选项”,然后单击“邮件”。
在“邮件到达”下,清除所有复选框。
类别
Outlook 2010 中的类别可让您以多种不同的方法管理邮件。有三种主要类别类型是我们建议您创建的:
项目(可以包含人员)
主题
位置或活动
类别不是该系统必需的方面,但如果您能专心使用它们,它们将使您更加得心应手。例如,他们可以帮助您更方便地确定您现
在可以做什么,并且能帮助您将类似的任务组合在一起,以便您一次性完成这些任务。
要创建类别,请执行下列操作:
在任何视图中,在“开始”选项卡的“标记”组中,单击“分类”,然后单击“所有类别”。
最佳做法是为以下各项设置类别:
下次会面您想查看的每位直接下属和您的经理的项目为一个类别(例如,一个名称为 1:1 管理者的类别)。
您执行活动的各个主要位置或类型为一个类别,这样您便可以执行批量操作(管理任务的有用部分),例如:
@通勤包含下班回家路上您可以执行的任务。
第5页 共29页
剩余28页未读,继续阅读
资源评论
- g894860292014-06-24资源没有用,竟然是微软的帮助文档,这不是坑人呢么
woqqHero
- 粉丝: 0
- 资源: 1
上传资源 快速赚钱
- 我的内容管理 展开
- 我的资源 快来上传第一个资源
- 我的收益 登录查看自己的收益
- 我的积分 登录查看自己的积分
- 我的C币 登录后查看C币余额
- 我的收藏
- 我的下载
- 下载帮助
安全验证
文档复制为VIP权益,开通VIP直接复制
信息提交成功