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企业合同管理系统的开发设计
摘要:
长期以来,由于在合同管理中实行手工作业,合同审批流程不明确,存在各
部门之间合同流转时间长而且特别容易出错等问题。合同管理系统就是针对当
前的合同管理业务特点所定制的一套管理系统,该套系统本着进一步完善企业
内部合同管理制度,规范合同管理机制的目的,更加及时、准确、全面地反映
合同信息,辅助企业管理决策,从而实现该企业合同管理智能化,降低管理成
本,提高内部管理水准,为企业决策层及时了解合同管理业务层的工作情况提
供第一手资料。该系统采用了 Jbuilder2005 结合 Access2000 的开发环境,应用
Jbuilder2005 提 供 的 数 据 库 控 件 和 Swing 控 件 , 比 如 Swing 包 的
JTree 、 JTable 、 JSplitPane 、 JTabbedPane , dbSwing 包 的
JdbTable、JdbComboBox、TableScrollPane、JdbNavToolBar, DataExpress 包的
Database、QueryDataSet,sql 包的 Connection、Statement、ResultSet 等等,完成
了系统管理、客户管理、合同管理和系统帮助这四个模块的功能。
关键字:合同管理,Jbuilder,Access,SQL
1
目录
第一章 引言 ……………………………………………………………………………………...1
第二章 合同管理系统需求分析 …………………………………………………..………………2
2.1. 用户概述 ………………………………………………………………………………...2
2.2. 现有业务流程及分析 …………………………………………………………………...2
2.3. 效益分析 ………………………………………………………………………………...3
第三章 .合同管理系统概要设计………………………………………… ………………………5
3.1. 系统开发目标 ……………………………………………………………………………5
3.2. 系统开发环境 ……………………………………………………………………………5
3.3. 系统功能分析 ……………………………………………………………………………6
3.4. 系 统模块设计 ……………………………………………………………………………6
3.5. 数据库的设计 ……………………………………………………………………………7
第四章 合同管理系统的详细设计及实现…………… ……….…………… ..………………..10
4.1.用户管理……………………………………………………………………………….10
4.2.群组管理……………………………………………………………………………….15
4.3.权限配置……………………………………………………………………………….16
4.4.系统日志……………………………………………………………………………….20
4.5.查询…………………………………………………………………………………….21
4.6.动态菜单……………………………………………………………………………….25
4.7.排序…………………………………………………………………………………….27
4.8.可视的日历…………………………………………………………………………….28
4.9.合同信息……………………………………………………………………………….29
第五章 结束语…………………………………………………………………………………..32
致谢………………………………………………………………………………………………..33
主要参考文献……………………………………………………………………………………..34
附录………………………………………………………………………………………………..35
2
引言
合同,又称契约,它是当事人双方或数方设立、变更和中止相互权利和义
务关系的协议。合同制度在我国有着悠久的历史,合同作为一种企业之间横向
联系的工具,是现代生产和商品交换高度发展的结果。
合同管理即合同行为的监督管理,是规范、制约、完善合同行为的一种活
动,
是国家法律赋予管理主体的一种职能,是企业在经济活动中保证企业利益的重
要环节。改革开放以来,我国的经济建设取得了长足的发展,然而长期以来,
由于在合同管理中实行手工作业,合同审批流程不明确,造成合同管理过程中
业务处理效率低,浪费了大量的人力、物力,各部门之间合同流转时间长而且
特别容易出错等问题。为了解决这一问题,需要开发一套功能完整的智能化的
合同管理系统软件,用于各行各业的大中小型企业的合同制定、评审、实施动
态控制等方面的具体应用需求,并以先进成熟的计算机网络和通信技术为手段,
覆盖整个企业的各部门,实现该企业合同管理智能化,提高办公效率及人员的
利用率成为促进企业迅速发展的一支很好的催化剂。
合同管理系统需求分析
2.1 用户概述
“禹洲集团建筑工程公司”包括好几个部门,下属有人事部、财务部、质量
部等部门。现在除了个别的部门实现微机辅助管理外,其他各部门尚未实现微
机管理,同时已实现微机管理的部门也没有很好的进行合同资源共享。而且已
经实现微机管理的部门因工作升级、部门工作的变动和重新分工,原有系统已
经不能满足当前工作的需要。我们提出基于禹洲集团建筑工程公司扩大业务的
整体考虑,规划实施"禹洲集团建筑工程公司合同管理系统",此套合同管理系
统的最终用户是禹洲集团建筑工程公司的所有员工和董事长,要充分满足当前
用户需求,按照合同管理思想规范禹洲集团建筑工程公司合同的签定,变更,
3
索赔,保险,审核等管理,减少了人为主观因素的干预,通过系统的实施使禹
洲集团建筑工程公司合同管理达到智能化,为企业节省许多的管理费用,为禹
洲集团建筑工程公司的发展战略的实现奠定基础。
2.2 现有业务分析
合同管理系统的主要功能有系统管理、客户管理、合同管理和系统帮助。
其中合同管理的流程如下图 1 所示:
图 1 合同管理业务流程图
流程说明:
各部门签定好合同后,合同管理员将合同信息输入系统,交由合同管理系统统一管理。
如果在合同履行过程中碰到不可克服的困难而需要变更合同时,就上交一份合
同变更申请,由公司主管领导进行审核,若审核通过,则开始进行合同变更,
若审核不通过,则退回申请。如果在合同履行过程中对方未履行合同所规定的
义务,就上交一份合同索赔申请,由公司主管领导进行审核,若审核通过,则
4
信
息
递
送
部门签定合同
合同变更信息 合同索赔信息
输入信息
合同管理员
变更申请
删除合同
是
提交
否
删除变更或索赔信息
是
进行合同变更
或合同索赔
索赔申请
审核
是否
通过
合同
是否
到期
开始进行合同索赔,若审核不通过,则退回申请。如果合同到期,则删除该合
同。
2.3 效益分析
1.规范了合同管理的业务流程,增强了合同业务处理过程的透明度
系统通过设置用户权限,定义了不同组别的用户在系统中的功能,从而规
范了合同管理过程中各个岗位的职能,避免了业务处理时责任不明确的现象,
使得每个岗位(即用户)能够各司其责,杜绝了人为干预的现象。系统中工作
流的定义,使得合同管理的业务流程更加合理、科学。去掉了原有手工合同管
理流程中不必要的审批环节,增加了审批过程中不可缺少的业务处理环节。
2.对合同的执行情况做到了动态控制
系统存储了与合同相关的所有数据,通过各种提醒等功能的设置从合同的
签定开始,系统便对合同执行了"监控",可以对合同的执行情况进行具有实用
价值的监督。例如:随时查看已生效和即将结束的合同,提醒用户下一步的操
作,并可以检查合同执行过程中是否有因出现了某些问题而无法完成的合同,
既而采取必要的解决办法,最大限度的减少企业的损失。
3.提高了工作效率,降低了管理成本
通过系统的实施,业务人员可方便地进行业务操作、资料查阅、相关业务
进展查询、接收业务指令等各种日常业务处理;领导人员可方便地进行各种业
务查询、事务审批等。使各级人员摆脱了原有手工操作的束缚,大大地提高了
工作效率,使得将更多的时间和精力钻研业务成为可能。总之系统实现了合同
管理的信息化,从而减少了公司的人力、物力,进一步降低了公司的管理成本。
合同管理系统概要设计
3.1.系统开发目标
合同管理系统可用于支持企业完成合同管理工作,有如下 3 个方面的目标:
支持企业实现规范化和智能
化的合同管理。
支持企业高效率完成合同管
理的日常业务,包括合同签定后合同信息的 建立,合同变更,合同
索赔,合同审核等。
支持企业进行合同管理及其
相关方面的科学决策,如企业领导根据合同 的变更信息或解除信息来决
定是否变更或解除合同,以便更好地解决合同的纠纷。
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